Agencja Eventowa Warszawa
Agencja eventowa w Warszawie od 2012 roku
Ponad 1000 zrealizowanych wydarzeń dla klientów B2B — banków, firm farmaceutycznych, spółek giełdowych i korporacji IT.
Gale i bankiety, konferencje i kongresy, pikniki firmowe, premiery produktów oraz imprezy tematyczne — prowadzone jednym zespołem, od pierwszej rozmowy po demontaż. Przedstawicielstwo przy Al. Jerozolimskich.
Agencja eventowa Warszawa w liczbach
Przez 14 lat działalności jako agencja eventowa w Warszawie zrealizowaliśmy setki projektów dla firm z sektorów finansowego, farmaceutycznego, IT, konsultingu, energetyki i e-commerce. Poniżej najważniejsze dane, które opisują naszą skalę pracy na rynku mazowieckim.
1000+ zrealizowanych eventów
Od kameralnych kolacji VIP dla 20 osób po kongresy międzynarodowe dla 2000 gości. Każdy event planowany indywidualnie, z dedykowanym event managerem prowadzącym projekt od briefu do raportu powydarzeniowego.
Eventy w Warszawie i aglomeracji
Realizacje m.in. w Hotelu Bristol, Raffles Europejski, The Westin, InterContinental, Sofitel Victoria, Hali Koszyki, Centrum Praskim Koneser, PGE Narodowym, EXPO XXI, LOFT44 i Pałacu w Wilanowie.
Klienci B2B
Pracujemy dla firm z sektorów regulowanych (banki, farmacja, giełda), międzynarodowych korporacji i polskich grup kapitałowych – przy kick-offach, galach, premierach produktów i konferencjach.
14 lat na rynku warszawskim
Działamy od 2012 roku, nasze przedstawicielstwo znajduje się przy Al. Jerozolimskich. Odpowiedź na brief i wstępną wycenę przygotowujemy w 48 h.
Organizacja eventów w Warszawie – co robimy
Gale i bankiety firmowe
Kreujemy eleganckie gale w Warszawie, gdzie każdy detal wzmacnia pozycję gospodarza wieczoru. Czerpiąc z klimatu miejsc takich jak Hotel Bristol (Sala Balowa Chopin, Salon Malinowy), Raffles Europejski, Sala Wielka Zamku Królewskiego i Teatr Capitol, zapewniamy oprawę, która pozwala podkreślić rangę wydarzenia i siłę Państwa marki. Więcej na stronie gale i bankiety Warszawa.
Konferencje i kongresy
Specjalizujemy się w organizacji konferencji w Warszawie, które stanowią kulminację branżowych spotkań. Dzięki współpracy z obiektami takimi jak PGE Narodowy, EXPO XXI Wola, The Westin Warsaw, Sofitel Victoria i Sangate Hotel zapewniamy zaplecze technologiczne dla wymagających prelegentów.
Pikniki firmowe i rodzinne
Organizujemy pikniki firmowe w Warszawie jako formę odpoczynku zespołu. Wykorzystujemy niezwykły potencjał plenerowy stolicy – tereny Parku Skaryszewskiego i Pola Mokotowskiego – gwarantując scenariusz pełen gier, animacji dla dzieci i atrakcji, którego celem jest integracja pracowników i ich rodzin. Więcej na pikniki firmowe Warszawa.
Premiery produktów i uroczyste otwarcia
Projektujemy premiery w Warszawie. Wykorzystujemy potencjał unikalnych lokalizacji, takich jak Centrum Praskie Koneser (Butelkownia), Muzeum POLIN, Centrum Nauki Kopernik, Stacja Muzeum i showroomy na Mokotowie, aby wygenerować rozgłos medialny i zainteresowanie kluczowych odbiorców.
Imprezy tematyczne i integracyjne
Organizujemy imprezy tematyczne w Warszawie. Czerpiąc z klimatu takich miejsc jak LOFT44, Hala Koszyki, Przestrzenie Bruna i Pin-Up Studio, przygotowujemy scenariusze – Lata 20., Great Gatsby, Hollywood, Art Déco, Warsaw Noir – które pozwalają zbudować relacje w swobodnej atmosferze. Szczegóły: imprezy tematyczne, imprezy integracyjne Warszawa.
Gdzie organizujemy wydarzenia w Warszawie
Od kongresu na 2000 osób po kameralną kolację w pałacu
Największe kongresy realizujemy w PGE Narodowym (do 2000 osób) i EXPO XXI (cztery hale wystawiennicze i dziesięć sal konferencyjnych). Gale i bankiety prowadzimy w zabytkowych wnętrzach oraz salach hotelowych — pracowaliśmy m.in. w Hotelu Bristol, Raffles Europejski, The Westin, InterContinental i Sofitel Victoria.
Premiery i eventy nietypowe trafiają do lokalizacji poprzemysłowych, m.in. do Butelkowni Koneseru i przestrzeni muzealnych. Znamy obiekty eventowe w Warszawie i okolicy.
Brief prowadzimy w przedstawicielstwie przy Al. Jerozolimskich albo online; w 48 h wracamy z wyceną, a w 2–5 dni z koncepcją.
Warszawa, którą da się pokazać gościom
PGE Narodowy
Kongresy do 2000 osób z pełną produkcją: scena, ekrany LED, nagłośnienie, rejestracja uczestników i strefy partnerskie.
EXPO XXI
Konferencje i targi branżowe w czterech halach wystawienniczych i dziesięciu salach konferencyjnych. Stoiska partnerów, sesje równoległe i zaplecze cateringowe w jednym obiekcie.
Butelkownia Koneseru
Premiery produktów i eventy nietypowe w przestrzeni poprzemysłowej — surowa cegła, żeliwne słupy i światło jako scenografia.
Pałace i sale hotelowe
Gale, bankiety i kolacje VIP w zabytkowych wnętrzach: Bristol, Raffles Europejski, The Westin, InterContinental, Sofitel Victoria.
Emocje, które zostają dłużej niż wieczór
Punktem wyjścia jest wizja organizatora, nie nasz szablon
Wydarzenie musi wywoływać emocje, które zostają dłużej niż sam wieczór. Nie działamy schematycznie — każda realizacja jest osobnym projektem.
Sukces wielkiego wydarzenia tkwi w tysiącach drobnych szczegółów: technice scenicznej, scenografii, koordynacji podwykonawców i harmonogramie montażu.
Dla kogo pracujemy w Warszawie
Jako agencja eventowa w Warszawie stawiamy na wszechstronność. Od eleganckich gali dla kluczowych klientów, po merytoryczne seminaria – dbamy o każdy detal. Z dumą organizujemy również rodzinne pikniki firmowe w miejscach takich jak Park Skaryszewski i Pole Mokotowskie oraz dynamiczne premiery produktów, które przyciągają uwagę mediów branżowych. Znajdziemy rozwiązanie dla Państwa firmy – niezależnie od tego, czy planują Państwo kameralną kolację dla 30 osób w Hotelu Bellotto, czy kongres w EXPO XXI.
Realizujemy eventy dla firm z branż finansowej, bankowej, ubezpieczeniowej, farmaceutycznej, IT, konsultingu, energetyki, nieruchomości, FMCG i e-commerce. Klienci z sektorów regulowanych doceniają naszą znajomość ich procedur zakupowych oraz obsługę zamówień publicznych.
Nasze realizacje w Warszawie
Dla spółki giełdowej z sektora finansowego zorganizowaliśmy galę jubileuszową 25-lecia, której celem było wzmocnienie relacji z kluczowymi partnerami biznesowymi i docenienie zarządu oraz top managementu. Na lokalizację wybraliśmy reprezentacyjną salę balową w centrum Warszawy, gdzie uroczysta kolacja dla 320 osób z trzyczęściowym scenariuszem – przemówienia zarządu, występ Kayah z zespołem, bankiet z DJ-em – podkreśliła prestiż i stabilność marki naszego klienta.
Dla międzynarodowej korporacji z sektora IT zrealizowaliśmy dwudniowy kick-off sprzedażowy dla 450 uczestników, aby przekazać zespołom EMEA strategię produktową na kolejny rok. Scenariusz opierał się na kompleksie Koszyki – scena główna z telebimem 8×4 m, sale warsztatowe w części biurowej, rejestracja RFID, tłumaczenie symultaniczne EN/PL/DE i streaming live dla oddziałów regionalnych. Kolacja integracyjna odbyła się drugiego dnia w Centrum Praskim Koneser.
Dla globalnej firmy farmaceutycznej mieliśmy zaszczyt przygotować premierę produktu dla 180 lekarzy specjalistów, aby przedstawić nową terapię onkologiczną. Wydarzenie odbyło się w unikalnej przestrzeni Stacji Muzeum (dawny dworzec Warszawa Główna), a jego motywem przewodnim była symbolika ruchu i transformacji. Prezentacja medyczna przygotowana zgodnie z wytycznymi klienta, catering koszerny/wegański na życzenie.
Dla polskiej grupy kapitałowej z branży energetycznej przygotowaliśmy rodzinny piknik firmowy dla 1200 osób w Parku Skaryszewskim. Strefy tematyczne dla dzieci z dmuchańcami i animatorami, scena z koncertem Bajmu, food trucki z kuchnią regionalną, strefa chill dla rodziców i pokaz dronów świetlnych na zakończenie wieczoru.
Dla banku z top 5 polskiego sektora przygotowaliśmy kameralną kolację Christmas Party dla 280 pracowników private banking w Teatrze Capitol. Menu 5-daniowe autorskie od szefa kuchni wyróżnionego Bib Gourmand, pairing wina, występ kameralnej orkiestry filharmonicznej i stylizowana dekoracja Great Gatsby. Dodatkowo w portfolio: team building dla 200 osób w LOFT44, premiera samochodu w Centrum Praskim Koneser oraz kongresy międzynarodowe w EXPO XXI i PGE Narodowym.
Jak pracujemy — proces krok po kroku
Jeden event manager prowadzi projekt od briefu po raport
01. Brief i konsultacja — dzień 0
Spotykamy się w przedstawicielstwie przy Al. Jerozolimskich albo online. Rozmawiamy o celu wydarzenia, liczbie gości, terminie i widełkach budżetu. Od tego momentu projekt prowadzi jeden dedykowany event manager — ta sama osoba aż do raportu powydarzeniowego.
02. Koncepcja kreatywna — 2–5 dni
Wracamy ze scenariuszem, propozycją dwóch lub trzech lokalizacji z uzasadnieniem i wstępną wyceną. Przy kongresie na 2000 osób i przy kolacji VIP dla 20 ten sam budżet daje zupełnie różne efekty, więc lokalizację dobieramy do formatu, nie odwrotnie.
03. Umowa i budżet szczegółowy
Budżet rozpisujemy pozycja po pozycji: obiekt, catering, technika, scenografia, obsługa, transport. Klient widzi, za co płaci, zanim cokolwiek zarezerwujemy.
04. Rezerwacje i kontraktowanie dostawców
Rezerwujemy obiekt, wybrany spośród sprawdzonych miejsc w Warszawie i okolicy, i kontraktujemy dostawców. Umowy, terminy montażu i zgody na teren prowadzimy my, nie klient.
05. Komunikacja z gośćmi i próba generalna
Zaproszenia, rejestracja uczestników i informacje dojazdowe idą naszym kanałem. Dzień przed wydarzeniem robimy próbę generalną z techniką i obsługą na miejscu.
06. Realizacja i raport
Event manager jest na miejscu od montażu do demontażu. Po wydarzeniu przekazujemy raport powydarzeniowy z dokumentacją foto-wideo — również wtedy, gdy coś poszło inaczej niż w scenariuszu.
Najczęściej zadawane pytania – agencja eventowa Warszawa
Z jakim wyprzedzeniem należy zgłosić się do agencji eventowej w Warszawie?
Standardowo wystarczy zgłoszenie od 3 do 6 miesięcy przed wydarzeniem. Najbardziej oblegane obiekty w Warszawie – Hotel Bristol, Raffles Europejski, Hala Koszyki czy Centrum Praskie Koneser – na atrakcyjne terminy rezerwujemy nawet 12 miesięcy wcześniej lub dłużej. Jeśli data jest elastyczna i można ją dopasować do wolnego terminu obiektu, event przygotujemy nawet z miesiąca na miesiąc – zwykle znajdzie się alternatywny obiekt.
Ile kosztuje zorganizowanie eventu firmowego w Warszawie?
Koszt eventu w Warszawie zależy przede wszystkim od obiektu – kolacja w Hotelu Bellotto i kongres w EXPO XXI to zupełnie inne pozycje budżetu – a dalej od liczby gości, cateringu i techniki AV. Dlatego nie podajemy cen katalogowych: po briefie przygotowujemy bezpłatną wycenę z rozbiciem na pozycje, zwykle dla dwóch lub trzech lokalizacji.
Czy agencja eventowa Secret Event obsługuje eventy tylko w Warszawie?
W Warszawie mamy przedstawicielstwo przy Al. Jerozolimskich i realizujemy tu wiele projektów korporacyjnych, ale działamy w całym województwie mazowieckim oraz na terenie całej Polski. Regularnie organizujemy wydarzenia w Konstancinie-Jeziornie (hotele SPA dla integracji), Serocku (kongresy nad Zalewem Zegrzyńskim), Jachrance, Pułtusku (zamek – Dom Polonii), Piasecznie, Pruszkowie, Legionowie, Otwocku, Markach, Ożarowie Mazowieckim i Grodzisku Mazowieckim. Realizujemy również wyjazdy incentive za granicą – w Europie i na Bliskim Wschodzie.
Jak wygląda proces współpracy z agencją eventową w Warszawie?
Po pierwszym kontakcie (telefon lub formularz) zapraszamy na spotkanie briefingowe w naszym przedstawicielstwie przy Al. Jerozolimskich lub online. Wstępną wycenę otrzymują Państwo w ciągu 48 h, a kreatywną koncepcję wydarzenia w ciągu 2–5 dni. Po akceptacji podpisujemy umowę i przydzielamy dedykowanego event managera, który prowadzi projekt do końca. W dniu wydarzenia pracujemy na miejscu od montażu do demontażu, a po evencie przekazujemy raport powydarzeniowy z dokumentacją foto-wideo oraz rozliczeniem budżetu.
Czy można zorganizować event firmowy w Warszawie w nietypowej lokalizacji?
Tak – i jest to jedna z naszych specjalności w Warszawie. Poza standardowymi salami konferencyjnymi i hotelami realizowaliśmy eventy w Butelkowni Centrum Praskiego Koneser, Muzeum POLIN, Centrum Nauki Kopernik, Stacji Muzeum, Zamku Królewskim, na dachach biurowców Mokotowa i w Forcie Legionów (Forteca). Jeśli mają Państwo pomysł na miejsce, które nie jest typowo eventowe – prosimy zgłosić to w briefie. W większości przypadków jesteśmy w stanie uruchomić taką lokalizację: uzyskać pozwolenia (także od konserwatora zabytków), doprowadzić technikę, catering i dekorację.
Jak wybrać agencję eventową w Warszawie?
Przy wyborze agencji eventowej w Warszawie warto sprawdzić pięć elementów: (1) portfolio z konkretnymi realizacjami – nie ogólne hasła, ale nazwy lokalizacji, formaty i liczba uczestników; (2) stała kadra event managerów zatrudnionych na etacie, a nie freelancerzy zbierani pod pojedynczy projekt; (3) relacje z lokalizacjami premium – stała współpraca z obiektami klasy Bristol, Raffles czy Hala Koszyki ułatwia dostęp do terminów; (4) doświadczenie z sektorami regulowanymi – banki, farmacja i giełda mają własne procedury zakupowe, w tym zamówienia publiczne; (5) długie relacje klient-agencja – stali klienci wracający co roku to mocny sygnał jakości. Atuty Secret Event: 14 lat na rynku, etatowi event managerowie, sprawdzone obiekty i doświadczenie z sektorami regulowanymi.
Czym Secret Event różni się od innych agencji eventowych w Warszawie?
Trzy konkretne wyróżniki Secret Event na tle konkurencji warszawskiej: (1) dedykowany event manager dla każdego projektu – jedna osoba odpowiedzialna od briefu po raport powydarzeniowy, bez rozproszenia odpowiedzialności w zespole; (2) odpowiedź na brief wraz ze wstępną wyceną w 48 h, zapisana w ofercie; (3) specjalizacja w sektorach regulowanych – banki, farmacja i giełda – wraz z obsługą zamówień publicznych. Dodatkowo: 14 lat nieprzerwanej działalności od 2012 roku oraz sprawdzeni dostawcy w Warszawie (catering, technika AV, floryści, artyści).
Jakie są najlepsze lokalizacje eventowe w Warszawie?
Największe kongresy realizujemy w PGE Narodowym (do 2000 osób) i EXPO XXI (cztery hale wystawiennicze i dziesięć sal konferencyjnych), gale i bankiety w Hotelu Bristol, Raffles Europejski, Teatrze Capitol i Zamku Królewskim, konferencje w The Westin, Sofitel Victoria i InterContinental, premiery produktów w Centrum Praskim Koneser, Muzeum POLIN i Stacji Muzeum, integracje w LOFT44 i Hali Koszyki, a pikniki firmowe w Parku Skaryszewskim i na Polu Mokotowskim.
Formularz eventowy
Planują Państwo galę, kongres lub piknik firmowy w Warszawie? Prosimy napisać, co ma się wydarzyć — w 48 h wracamy z wyceną, a w 2–5 dni z koncepcją.
Agencja Eventowa Warszawa – Secret Event. Przedstawicielstwo przy Al. Jerozolimskich w Warszawie. Tel. +48 536 262 802, e-mail: kontakt@secret-event.pl.