Organizacja Imprez – Timing
A partnership is an arrangement where parties, known as partners, agree to cooperate to advance their mutual interests. The partners.
Dni Otwarte Firmy są jednym z najważniejszych kanałów przepływu informacji między przedsiębiorstwem a potencjalnymi klientami.
Istotą każdego biznesu jest wyjście naprzeciw potrzebom klienta, a nic tak nie wzbudza zaufania jak pokazanie się na żywo i dialog z osobami zainteresowanymi. Dlatego tak bardzo popularne i skuteczne są dni otwarte w przypadku większości branż.
Źródłem skuteczności otwartych drzwi jest połączenie przynajmniej dwóch środków komunikacji, czyli obrazu i słowa. Samo dotknięcie produktu, obejrzenie go z bliska, czy wysłuchanie opinii na jego temat jest skutecznym bodźcem, który zachęca nas do zakupu. Czasami same zdjęcia lub filmy nie potrafią oddać prawdziwych zalet produktów lub usług, a na pewno nie dadzą takiego efektu jak prezentacja na żywo. Dodatkowo w Secret Event wychodzimy z założenia, że to, czego samemu się doświadczyło lub w czym się uczestniczyło wpływa znacznie bardziej na zapamiętywanie, niż obrazy czy tekst. Organizując dni otwarte ważną kwestią jest pobudzenie wszystkich zmysłów i stworzenie odpowiedniej atmosfery. Dlatego podczas eventu wykorzystywany jest również dźwięk, ruch, kolory, słowo pisane, a także dotyk. Cała oprawa, odpowiednio przygotowana zapewni uczestnikom drzwi otwartych dużo wrażeń i emocji.
Jak zorganizować Dni Otwarte Firmy?
W przypadku organizacji Dni Otwartych Firmy kluczową kwestią jest wybór odpowiedniego terminu. A ten będzie inny w przypadku potencjalnych klientów indywidualnych, a inny w przypadku przedsiębiorstw. Dlatego tak ważne jest ustalenie na samym początku, kim jest nasza grupa docelowa, czyli do kogo chcemy dotrzeć z przekazem. Jeżeli zapraszamy na event przedstawicieli firm to warto zorganizować dni otwarte w tygodniu, zaś osoby prywatne, które mogą przyjść z rodziną, preferują czas wolny od pracy. W Secret Event przygotowując dla swoich klientów drzwi otwarte dbamy o każdy aspekt pod kątem organizacyjnym i logistycznym, skutecznie zapobiegając ewentualnym sytuacjom kryzysowym. Należy pamiętać, że ogromne znaczenie dla frekwencji ma aktualna pogoda, dlatego event na świeżym powietrzu warto zorganizować wiosną lub latem. Dla zaproszonych gości, którzy poświęcą swój czas na obejrzenie prezentacji, wysłuchaniu prelegentów czy też przetestowaniu produktów, ważne jest, by zapewnić posiłek lub chociaż degustację. Dzięki temu możemy się spodziewać, że uczestnicy wydarzenia zostaną na nim dłużej i milej spędzą czas.
Najważniejszym elementem każdego udanego eventu jest oczywiście wysoka frekwencja. Należy w tym celu odpowiednio wcześnie zaprosić gości, zadbać o skuteczną reklamę, biorąc pod uwagę specyfikę grupy docelowej i wybrać odpowiednie kanały komunikacji.
Warto przypominać potencjalnym uczestnikom o wydarzeniu, odsłaniając częściowo program i atrakcje na dniach otwartych. Podczas samego wydarzenia należy odpowiednio przygotować pakiet informacyjny, który będzie przewodnikiem po programie. Poprzez organizację dni otwartych docieramy do potencjalnych klientów i musimy poznać ich preferencje oraz zaspokoić potrzeby. Uczestnicy dni otwartych oczekują oczywiście lepszego poznania produktu lub usługi, więc warto przygotować dla nich specjalną ofertę cenową – nawet jeżeli klient nie ma możliwości realizacji zakupu na bieżąco, można przygotować ulotki uprawniające do zniżek jeszcze przez pewien czas po zakończeniu wydarzenia. Ponadto miłym akcentem będzie obdarowanie zaproszonych gości drobnym i praktycznym gadżetem z logo naszej firmy.
Dla kogo organizowane są Dni Otwarte Firmy?
“Eventy, które zachwycają” w wykonaniu Secret Event to wydarzenia, które z jednej strony są doskonale zaprojektowane, są przemyślane w szczegółach, gwarantujące określony oddźwięk. Z drugiej strony są perfekcyjnie przygotowane, z dbałością o najmniejszy detal, z jakże istotnym timingiem. To suma wszystkich detali powoduje, że Event zachwyca.
Oprócz zaproszenia przedstawicieli naszej grupy docelowej, warto wysłać zaproszenia do dziennikarzy i przedstawicieli redakcji. Jeżeli wydarzenie dotyczy promocji nowej marki lub firmy, należy dokładnie przedstawić korzyści wynikające z przybycia oraz odpowiednio zachęcić do nagłośnienia imprezy. Dni otwarte są przeważnie eventami masowymi, jednak nie możemy się spodziewać, że goście zjadą się na naszą imprezę z całej Polski. W celu zwiększenia prawdopodobieństwa przybycia dużej liczby uczestników, można zaprosić lokalną społeczność. Będzie to rozwiązanie mało kosztowne, wystarczą w tym celu ulotki lub banery informacyjne w okolicy. Jeżeli jednak spodziewamy się przedstawicieli przedsiębiorstw, osobistości z kręgu politycznego czy biznesowego, należy bardziej przygotować się do sposobów zapraszania gości. W tym celu najważniejsze jest, by spersonalizować zaproszenie. Osobiste listy są najbardziej elegancką formą, wysyłanie informacji mailowych może być ryzykowne, ze względu na możliwość wykasowania naszej wiadomości, bądź umieszczenia jej w spamie.
