Agencja Eventowa Wrocław
Secret Event to wrocławska agencja eventowa działająca od 2012 roku, wyspecjalizowana w obsłudze dolnośląskiego klastra IT i fintech, korporacji niemieckich i DACH prowadzących operacje z Wrocławia, sektora motoryzacyjnego z dolnośląskiego zagłębia produkcji baterii EV i silników spalinowych oraz klientów MICE przyjeżdżających do miasta z Niemiec, Czech i Austrii. W ciągu 14 lat zrealizowaliśmy ponad 500 eventów dla 120 stałych klientów B2B – od 20-osobowych warsztatów zarządu na Ostrowie Tumskim po 3000-osobowe pikniki w Parku Tysiąclecia i kongresy w Hali Stulecia. Obsługujemy Wrocław, Legnicę, Jelenią Górę, Świdnicę, Wałbrzych i destynacje uzdrowiskowe Kotliny Kłodzkiej. Projekty prowadzi 9 event managerów etatowych, znających Wrocław od podszewki: listy czekania w NFM i Hali Stulecia, godziny blokady Rynku w weekendy targowe, terminy rezerwacji Sali w Ossolineum i okienka wynajmu Pałacu Królewskiego na uroczystości wieczorne.
Wrocław to nie tylko miasto nad Odrą – to trzeci co do wielkości hub IT w Polsce (po Warszawie i Krakowie, ponad 45 000 programistów), jedyne polskie miasto z takim nasyceniem kapitału niemieckiego i austriackiego (ponad 60% centrów SSC w Wrocławiu obsługuje rynek DACH), siedziba największych w regionie fabryk motoryzacyjnych (największa w Europie fabryka baterii samochodowych, zakład produkcji wyświetlaczy, fabryka silników spalinowych w Jaworze, fabryka skrzyń biegów w Wałbrzychu) i miejsce, gdzie odbywa się największy europejski kongres mobility. Wrocław to także jedyne polskie miasto z systemem kanałowym Odry, który pozwala organizować eventy łączące barki, mosty i historyczne Ostrowy. Agencja Eventowa Secret Event zna ten rynek od podszewki – obsługujemy centra SSC niemieckich korporacji, firmy IT z portfolio globalnych klientów, fabryki motoryzacyjne, centra badawcze na Politechnice Wrocławskiej i incentive tours dla klientów z DACH, którzy chcą pokazać swoim zespołom unikalny klimat stolicy Dolnego Śląska.
Wrocławska agencja eventowa w liczbach
Liczby mówią o nas więcej niż deklaracje. Przez 14 lat zbudowaliśmy doświadczenie, które realnie redukuje ryzyko projektu – wiemy, który hotel w Wrocławiu w weekend Kongresu Europejskiego jest niedostępny, które sale w Hali Stulecia wymagają rezerwacji z rocznym wyprzedzeniem, gdzie Urząd Miasta wymaga zgłoszenia do zamknięcia ruchu na Ostrowie Tumskim i jak wygląda procedura wynajmu Sali Poselskiej w Ratuszu Wrocławskim na uroczystość wieczorną.
- 500+ zrealizowanych eventów – konferencji, gal, kongresów, premier produktów, kick-offów, pikników rodzinnych i destination events we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku
- 14 lat doświadczenia – Secret Event działa nieprzerwanie od 2012 roku, przeszliśmy przez pandemię, boom SSC we Wrocławiu i hybrydyzację eventów MICE
- 120+ stałych klientów B2B – w tym centra SSC niemieckich i austriackich korporacji, spółki IT z portfolio globalnym, fabryki motoryzacyjne, centra R&D farmaceutyczne i międzynarodowe banki
- 9 event managerów etatowych – pełny zespół zatrudniony na umowie o pracę, dzięki czemu mamy ciągłość projektową, stabilne know-how i nie tracimy wiedzy wraz z freelancerami
- Grupy od 20 do 3000+ uczestników – od kameralnych warsztatów strategicznych w Pałacu na Wodzie Wojanów po kongresy w Hali Stulecia i pikniki korporacyjne w Parku Tysiąclecia
Dodatkowo: 45+ lokalizacji premium z umowami ramowymi we Wrocławiu, Sudetach i Kotlinie Jeleniogórskiej, 60% klientów wraca po co najmniej trzech latach współpracy, a średni czas odpowiedzi na brief to 48 godzin roboczych – z pełną kalkulacją budżetu, koncepcją kreatywną i rekomendacją trzech alternatywnych lokalizacji. Dla klientów DACH prowadzimy korespondencję w języku niemieckim (trzech event managerów z poziomem C1).
Co organizuje agencja eventowa Secret Event we Wrocławiu
Wrocławski rynek eventowy wyróżnia się na tle Polski dwiema cechami: pierwszą jest dominacja klientów DACH (ponad 60% centrów SSC we Wrocławiu obsługuje rynek niemiecki, austriacki i szwajcarski), co kreuje specyficzną kulturę eventową – precyzję terminową, oczekiwanie perfekcyjnej dokumentacji compliance, niemiecki styl komunikacji (direct, faktyczny, bez „small talk”). Drugą jest wyjątkowa geografia wnętrza miasta: Stare Miasto z największym rynkiem średniowiecznym Europy (3,8 ha), Ostrów Tumski (najstarsza część Wrocławia z XI wieku), Ostrów Piasek, Kępa Mieszczańska, Wyspa Bielarska – systemu wysp otoczonych odnogami Odry, unikalny w Europie (porównywalny tylko z Hamburgiem i Sztokholmem). Secret Event projektuje eventy dopasowane do geografii Wrocławia – nie oferujemy „jednego pakietu Wrocław”, tylko indywidualne scenariusze wykorzystujące to, co w danym zakątku miasta najlepsze dla konkretnej grupy docelowej.
Konferencje i kongresy
Hala Stulecia (UNESCO, największa jednopłaszczyznowa kopuła na świecie z 1913 roku), Narodowe Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego (najnowocześniejsza sala koncertowa w Polsce), Centrum Kongresowe Politechniki Wrocławskiej, Aula Leopoldina Uniwersytetu Wrocławskiego, Stadion Wrocław, hotele DoubleTree by Hilton, Radisson Blu, Mercure Centrum – organizujemy konferencje dla centrów SSC obsługujących rynek DACH, kongresy motoryzacyjne związane z dolnośląskim klastrem baterii EV i fabryk silników, konferencje branżowe IT z portfolio globalnym, sympozja naukowe we współpracy z UWr, PWr i UMW. Pełna obsługa techniczna: tłumaczenie symultaniczne w 5 językach (w tym niemiecki i czeski), streaming do 12 oddziałów globalnych, rejestracja RFID, aplikacja mobilna eventu, matchmaking B2B i moderacja sesji.
Gale i jubileusze
Pałac Królewski (Muzeum Miejskie Wrocławia), Ossolineum, Sala Cesarska Uniwersytetu Wrocławskiego, Aula Leopoldina (barokowa sala uniwersytecka z 1728 roku), Pałac Hatzfeldów, Hotel Monopol (secesyjna bryła z 1892 roku), Mövenpick Hotel Wrocław Centrum – Wrocław oferuje sale balowe w obiektach XVIII-wiecznego baroku i secesji, których Warszawa nie ma. Specjalizujemy się w galach jubileuszowych 20/25/30-lecia firm, wieczorach charytatywnych, Christmas Party dla centrów SSC DACH i kolacjach VIP po konferencjach motoryzacyjnych. Menu autorskie od szefów kuchni wyróżnionych w Gault&Millau, pairing win z winnic dolnośląskich (Silesian Wine Route – 35 winnic), oprawa artystyczna z Filharmonią Wrocławską i Operą Wrocławską. Więcej na stronie gale i bankiety Wrocław.
Eventy motoryzacyjne i fabryki
Wrocław i jego klaster to europejska stolica produkcji motoryzacyjnej – największa w Europie fabryka baterii EV, zakład produkcji wyświetlaczy dla sektora automotive, fabryka silników spalinowych w Jaworze, fabryka skrzyń biegów i silników w Wałbrzychu oraz centra SSC koncernów telekomunikacyjnych i bankowych (największe centrum SSC w Polsce). Obsługujemy: konferencje launch nowych modeli, supply chain days dla kontraktorów, site visits na fabrykach z pełną zgodnością BHP i NDA, wieczory prasowe dla mediów branżowych, gale jubileuszowe zakładów produkcyjnych, eventy dla zespołów R&D. Doświadczenie z compliance automotive: IATF 16949, VDA 6.3, event guidelines koncernów OEM.
Pikniki rodzinne i team-buildingi
Park Tysiąclecia (100 ha w centrum miasta), Park Zachodni, Park Grabiszyński, Polana przy Pergoli i Fontannie Wrocławskiej, Stadion Wrocław (strefa pikniku na parkingu), Obornickie Centrum Konferencyjne (na obrzeżach Wrocławia), Pola Chwałowickie – dysponujemy zapleczem na pikniki od 200 do 3000 osób. Strefy tematyczne dla dzieci (warsztaty budowy robotów nawiązujące do klasteru IT, animatorzy w strojach krasnoludków wrocławskich, warsztaty szermierki z żywym okazem, warsztaty kulinarne z pierogami śląskimi), scena z koncertem headlinera, food trucki z kuchnią regionalną (śląski schabowy, bigos, pyzy), pokaz dronów świetlnych nad Odrą, strefa chill dla rodziców. Pełne pozwolenia od Urzędu Miasta Wrocławia. Zobacz pikniki firmowe Wrocław.
Kick-offy i strategie
Dwudniowe kick-offy sprzedażowe dla 300-800 osób z EMEA, strategiczne offsite dla zarządów w pałacach dolnośląskich (Pałac Wojanów, Pałac Łomnica, Pałac Paulinum, Pałac Karpniki – w sumie 15 pałaców w Kotlinie Jeleniogórskiej w promieniu 70 km od Wrocławia), warsztaty change management z facylitatorami, Design Sprinty dla product teamów z IT. Prowadzimy również wyjazdy integracyjne do Karpacza (Hotel Gołębiewski, Mercure Karpacz Skalny, Hotel Sandra SPA), Szklarskiej Poręby (Hotel Bornit, Hotel Kryształ Conference & Spa) i Kotliny Kłodzkiej (Hotel Aries Polanica-Zdrój, Sanatorium Uzdrowiskowe Polanica-Zdrój) – lokalizacje oferują wyjątkowe połączenie natury, historii i wypoczynku po intensywnym dniu warsztatowym.
Destination events DACH
Wrocław jest dla klientów niemieckich, austriackich i szwajcarskich miastem o wysokiej wartości wizerunkowej – historia Breslau do 1945 roku jako trzeciego miasta Niemiec, bliskość Berlina (300 km, 3,5 godziny pociągiem lub autobusem FlixBus), bezpośrednie loty z Monachium, Düsseldorfu i Wiednia, kulturowa bliskość z rejonem Saksonii i Czech. Obsługujemy incentive tours dla korporacji DACH, destination meetings dla zarządów międzynarodowych w hotelu Monopol, wieczory tematyczne „Breslau Heritage” z pre-1945 historią miasta, kulinariami śląsko-niemieckimi (kreppel, kluski, knedle) i tradycyjną muzyką. Współpracujemy z Convention Bureau Wrocław – oficjalną jednostką promującą Wrocław jako destynację MICE. Zobacz również imprezy tematyczne.
Dla kogo pracujemy we Wrocławiu
Wrocławski klient B2B jest inny niż krakowski czy warszawski. Kraków dominuje BPO/SSC dla rynku globalnego, Warszawa – centralą bankową i kancelaryjną. We Wrocławiu 50% naszych projektów to centra SSC obsługujące rynek DACH – niemieckie i austriackie korporacje, które wybrały Wrocław jako bliskie geograficznie, kulturowo kompatybilne i o wiele tańsze środowisko dla operacji back-office’owych. Znamy tę specyfikę: kultura niemiecka oczekuje precyzji, punktualności i wysokiego standardu dokumentacji. Potrafimy prowadzić projekt w języku niemieckim, przygotowywać SoW, NDA i umowy w wersji dwujęzycznej, przechodzić vendor assessment w systemach typu SAP Ariba z setup niemieckim. Do weryfikacji rynkowych standardów wykorzystujemy m.in. publikacje branżowego portalu Think MICE – benchmark polskiego rynku, który w rozmowach z centralą DACH stanowi wiarygodne źródło o kondycji eventowego sektora w Polsce i pozwala nam argumentować wybór Wrocławia jako lokalizacji shared service center.
Druga specjalność to IT i fintech – ponad 45 000 programistów we Wrocławiu, centra technologiczne globalnych koncernów telekomunikacyjnych, międzynarodowych banków inwestycyjnych, grup motoryzacyjnych IT oraz firm outsourcingu procesów biznesowych, polskie spółki notowane na GPW z sektora oprogramowania dla biznesu i integracji systemów (oddział Wrocław) oraz duża baza startupów edukacyjnych, mediów technologicznych i oprogramowania konsumenckiego. Trzecia to motoryzacja i baterie EV – największa w Europie fabryka baterii EV (ponad 6 000 pracowników), zakład produkcji wyświetlaczy automotive, fabryka silników spalinowych w Jaworze, fabryka skrzyń biegów w Wałbrzychu. Obsługujemy eventy launch nowych modeli, supply chain days, site visits z compliance automotive (IATF 16949, VDA 6.3). Czwarta – farmacja i biotechnologia – UMW, Uniwersytet Medyczny, centra R&D farmaceutyczne, Wrocławski Park Technologiczny. Piąta – turystyka MICE i destination events dla klientów DACH, CEE i USA.
Niezależnie od branży, fundamentem naszej pracy jest dbałość o detale i świadomość specyfiki regulacyjnej – w motoryzacji liczy się IATF i VDA, w SSC DACH zgodność z BaFin (dla fintech) i niemiecki GDPR, w gamedev embargo prasowe, w farmacji MedTech Europe Code. Zespół Secret Event tworzy 9 event managerów etatowych (3 z biegłym niemieckim C1, 2 z angielskim native-level); dla kongresów powyżej 500 osób formujemy dedykowane ekipy produkcyjne liczące 10-18 osób, w tym producenta technicznego, dyrektora artystycznego, koordynatora cateringu, koordynatora transportu i delegowanego compliance officera.
Nasz styl realizacji eventów we Wrocławiu
Secret Event we Wrocławiu stawia na agentura zintegrowana – jeden zespół, jeden właściciel projektu, żadnego łańcucha sub-agencji, których pytania uczestnika pingpongują między trzema skrzynkami mailowymi. Od briefu do post-mortem event prowadzi ta sama osoba, a w dniu wydarzenia jest dostępna pod telefonem przez cały cykl realizacji. Dla centrów SSC DACH kluczowa jest ciągłość osoby kontaktowej, która rozumie niemiecki compliance, wie, co oznacza „Freigabe” w dziale zakupów i potrafi prowadzić briefing dwujęzycznie PL/DE bez tłumacza. We Wrocławiu, gdzie 60% centrów biznesowych obsługuje rynek DACH, jednolitość kontaktu redukuje ryzyko eskalacji do zagranicznej centrali nawet przy drobnych incydentach.
Nasza specjalizacja to eventy dla klientów regulowanych i premium – gdzie nie ma miejsca na eksperymenty kosztem bezpieczeństwa prawnego, a jednocześnie oczekuje się kreatywności, która wyróżni event na tle dziesiątków innych. W praktyce oznacza to: dokumentacja compliance przygotowana przed startem projektu (w języku polskim i niemieckim dla klientów DACH), ubezpieczenie OC agencji do 5 mln zł, umowy ramowe z lokalizacjami premium (Hala Stulecia, NFM, Hotel Monopol, Mövenpick, DoubleTree Hilton, Pałac Wojanów, Ossolineum), obsługa w trybie Due Diligence dla sektora farmaceutycznego i automotive, pełna rejestracja eventu w systemach typu Veeva dla branży life sciences i w wewnętrznych platformach OEM dla eventów motoryzacyjnych.
Profesjonalna organizacja eventów we Wrocławiu – co nas wyróżnia
Lokalna wiedza
Pracujemy we Wrocławiu. Wiemy, kiedy Silesian Music Festival blokuje NFM, kiedy Międzynarodowy Festiwal Filmowy Nowe Horyzonty paraliżuje hotele w centrum (pierwsze 10 dni sierpnia), w którym weekendzie w lipcu T-Mobile Nowe Horyzonty na Rynku zamyka starówkę. Znamy listy czekania hoteli na 2026 i 2027, wiemy który kierownik recepcji w Mövenpick pilnuje rezerwacji z wyprzedzeniem 8 miesięcy, a który w Monopolu podpowie ukryte prywatne sale z XIX wieku.
Compliance DACH-ready
Dla klientów niemieckich i austriackich prowadzimy dokumentację w języku niemieckim, zgodną z niemieckimi standardami (BDSG, DSGVO, BaFin dla fintech). Dla farmacji – MedTech Europe Code i IFPMA. Dla motoryzacji – IATF 16949 i VDA 6.3. Dla IT – vendor assessment, RODO, NIS2. Dla eventów publicznych – pełne ubezpieczenie OC, pozwolenia sanitarne i zgłoszenia do Urzędu Miasta Wrocławia (wydarzenia masowe 1000+ osób).
Produkcja in-house
Nie podwykonujemy produkcji technicznej – mamy własną ekipę 6 techników oraz dostęp do magazynu technicznego w okolicach Wrocławia z sprzętem za 2,5 mln zł (LED, nagłośnienie, oświetlenie, truss, projektory). Dla dużych kongresów w Hali Stulecia i NFM współpracujemy z Audio Plus, Kayax Production i Sound Division – ale integracją techniczną zarządza nasz in-house producer.
Raport powydarzeniowy
Każdy event kończymy raportem zawierającym: liczby (uczestnicy, koszty, wskaźniki engagement), NPS od uczestników, analizę scenariuszową, rekomendacje, archiwum zdjęciowo-wideo. Raport dostają Państwo w ciągu 7 dni po evencie – z dokumentacją ISO 20121 (sustainability), rozliczeniem faktur i mierzalnym ROI. Dla klientów DACH raport w wersji niemieckiej z lokalizacjami standardami reporting.
Zespół Secret Event we Wrocławiu
9 event managerów etatowych Secret Event we Wrocławiu to zespół łączący dwie kompetencje, które w branży eventowej rzadko idą w parze: twardą produkcję (scenografia, dźwięk, światło, streaming, logistyka, compliance) i kreatywną koncepcję (narracja, storytelling, scenariusz, dramaturgia wydarzenia). Nasi liderzy projektów mają za sobą pracę w agencjach sieciowych, studiach filmowych, teatrach Wrocławskich (Opera Wrocławska, Teatr Polski, Teatr Muzyczny Capitol) oraz na stanowiskach event manager in-house w centrach SSC DACH, bankowości i motoryzacji. We Wrocławiu 60% naszych briefów pochodzi od centrów SSC/BPO obsługujących klientów z rynku DACH – tam event manager z korporacji rozlicza się nie tylko w PLN, ale w euro z regionalnym HRBP w Monachium albo Zurychu. Połowa naszego zespołu prowadziła wcześniej wewnętrzne programy Townhall, Quarterly Business Review i Kick-off Meeting właśnie w takich strukturach, więc wiemy, jak język komunikacji, struktura prezentacji i protokół gości powinny wyglądać, żeby event zdał się walidacji globalnej centrali. To zmienia naszą rolę z dostawcy produkcji w partnera strategicznego rozliczanego z KPI twardych.
W strukturze Secret Event Wrocław pracują: senior event managerowie (prowadzący projekty 200-3000 osób, trzech z biegłym niemieckim C1), producenci techniczni (nadzorujący AV, rigging, streaming), koordynatorzy cateringu (współpracujący z szefami kuchni Gault&Millau i catering premium typu Szkoła Francuska Ireny Eris, Restauracja Winna, Sparrow Catering), specjaliści ds. lokalizacji (negocjujący umowy ramowe z Halą Stulecia, NFM, Pałacem Wojanów i hotelami), koordynatorzy logistyki (transport autokarami Voyager Travel Wrocław, limuzynami Mercedes-Benz V-Class, transferami lotniskowymi z Copernicus Airport) oraz specjalista ds. compliance i prawa eventowego (pełni rolę vendor managera w procesach zakupowych klientów korporacyjnych, zna specyfikę BDSG i niemieckich regulacji fintech).
Nasze przykładowe realizacje we Wrocławiu
Dla niemieckiego centrum SSC obsługującego globalny rynek bankowy z kapitałem DACH zorganizowaliśmy dwudniowy kick-off sprzedażowy dla 480 uczestników, aby przekazać zespołom DACH i EMEA strategię produktową na kolejny rok obrotowy w formule hybrydowej. Dzień pierwszy – Hala Stulecia: scena główna z LED wall 14×5 m, pięć sal breakout z tłumaczeniem symultanicznym DE/EN/PL/FR, rejestracja RFID z personalizowanymi badgami, aplikacja mobilna z matchmakingiem B2B, streaming live do 18 oddziałów regionalnych. Dzień drugi – kolacja integracyjna w Pałacu Królewskim (Muzeum Miejskie Wrocławia) z tradycyjną muzyką dolnośląską, występ kwartetu smyczkowego Filharmonii Wrocławskiej, DJ set. Całkowity budżet projektu: 325 000 zł netto.
Dla globalnego producenta baterii samochodowych z fabryką pod Wrocławiem przygotowaliśmy konferencję branżową dla 380 kontraktorów i dostawców z Polski, Niemiec i Czech, której celem było zbudowanie transparentności supply chain i pozyskanie partnerów strategicznych na kolejną fazę inwestycji. Lokalizacja: Narodowe Forum Muzyki (NFM) – Sala Główna z wysoką akustyką dla prezentacji technicznych, scenografia nawiązująca do motoryki e-mobility, prezentacja roadmap produktowej na 3 ekranach LED, site visit na fabryce w ramach programu (z pełną zgodnością BHP i NDA). Kolacja w Restauracji Winna Piwnica w barokowym Ossolineum. Tłumaczenie DE/EN/CS. Budżet projektu: 298 000 zł netto.
Dla międzynarodowej grupy farmaceutycznej z portfolio kardiologicznym mieliśmy zaszczyt zorganizować kongres naukowy dla 220 kardiologów z Polski, Czech, Słowacji i Niemiec, aby zaprezentować wyniki badań klinicznych dla nowego leku kardiologicznego. Trzydniowe wydarzenie w Hotelu Mövenpick Wrocław Centrum: sesje plenarne z tłumaczeniem symultanicznym na 5 języków, warsztaty praktyczne dla 8 grup po 25 lekarzy, strefa posterowa, Meet the Expert sessions, live case discussion z Uniwersyteckim Szpitalem Klinicznym Wrocław. Wieczór networkingowy w Sali Cesarskiej Uniwersytetu Wrocławskiego z kolacją 6-daniową i pairingiem win z Dolnego Śląska. Pełna zgodność z MedTech Europe Code, compliance officer na projekcie, rejestracja spend transparency. Budżet projektu: 315 000 zł netto.
Dla austriackiego banku notowanego na Wiener Börse przygotowaliśmy galę 20-lecia obecności na rynku polskim dla 260 osób – management polskiego oddziału, klientów premium i partnerów. Lokalizacja: Aula Leopoldina Uniwersytetu Wrocławskiego (barokowa sala z 1728 roku, jedna z najpiękniejszych w Polsce), menu autorskie od szefa kuchni wyróżnionego w Gault&Millau (7 dań z pairingiem win z Winnicy Adoria i Winnicy Niedźwiedź), oprawa artystyczna: koncert kameralny Filharmonii Wrocławskiej z solistami, występ barytonu z Opery Wrocławskiej. Produkcja filmu jubileuszowego z archiwum banku (przetłumaczone na niemiecki dla zarządu w Wiedniu), pamiątkowe medale ręcznie grawerowane w Manufakturze Dolnośląskiej. Budżet projektu: 265 000 zł netto.
Dla polskiej grupy kapitałowej z branży IT z kapitałem mieszanym polsko-niemieckim zrealizowaliśmy rodzinny piknik firmowy dla 1200 uczestników (600 pracowników + rodziny) na terenie Stadionu Wrocław (parking i strefa VIP). Strefy tematyczne: warsztaty budowy robotów nawiązujące do klasteru IT, animacje dla dzieci z motywem krasnoludków wrocławskich, pokazy rycerskie na mini-turnieju inspirowanym średniowiecznym Wrocławiem, scena z koncertem zespołu Kult i DJ setem, food trucki z kuchnią śląsko-dolnośląską (schabowy, pyzy, bigos, kreppel), strefa chill dla rodziców z widokiem na Stadion Wrocław, zakończenie pokazem dronów świetlnych nad Stadionem. Projekt w pełnym budżecie compliance, sanitarnym i ubezpieczeniowym: 225 000 zł netto.
Jak wygląda współpraca z agencją eventową Secret Event we Wrocławiu
Nasz proces pracy nad projektem eventowym we Wrocławiu jest zaprojektowany tak, aby przeszedł walidację zarówno polskiego działu zakupów, jak i globalnego procurementu klientów DACH (Einkauf, Beschaffung). Po 500+ eventach dopasowaliśmy nasze etapy do wymogów ISO 20121, audytu wewnętrznego SSC oraz kontraktów ramowych obowiązujących w centralach w Monachium, Stuttgarcie czy Zurychu. Rozpisujemy go w siedmiu krokach – z pełną dokumentacją w języku niemieckim, angielskim i polskim – żeby Państwa kontraktor DACH mógł przedłożyć ją bez tłumaczenia przysięgłego.
Krok 1: Brief i konsultacje
Spotkanie briefingowe w siedzibie klienta we Wrocławiu (Sky Tower, Q22, West Forum, Wojdyla Business Park) lub online (Teams/Google Meet, MS Teams dla klientów DACH). Omawiamy cel biznesowy eventu, grupę docelową, format, orientacyjny budżet i termin. W ciągu 48-72 godzin roboczych otrzymują Państwo: koncepcję kreatywną (w języku polskim lub niemieckim), rekomendację 2-3 alternatywnych lokalizacji, wstępną kalkulację budżetu i harmonogram realizacji.
Krok 2: Umowa i kick-off
Po zatwierdzeniu koncepcji podpisujemy umowę ramową (dla klientów DACH w wersji dwujęzycznej) z zabezpieczeniem anulacji, przechodzimy procesy zakupowe klienta (SAP Ariba, Coupa, SAP SRM, vendor assessment, NDA), uruchamiamy projekt na naszej platformie project management i przydzielamy dedykowanego senior event managera (dla klientów DACH – z biegłym niemieckim). Kick-off call zespołu projektowego w pierwszym tygodniu.
Krok 3: Koncepcja kreatywna
Przygotowujemy pełny pakiet kreatywny: koncepcję narracyjną eventu, key visual, scenariusz dnia (run of show z dokładnością do minut), storyboard kluczowych momentów, moodboard scenografii, propozycję oprawy artystycznej, wstępny menu tasting, propozycje dress code i employer branding communication. Prezentacja w siedzibie klienta lub online.
Krok 4: Produkcja
Po zatwierdzeniu koncepcji przechodzimy do produkcji: rezerwacja lokalizacji z zaliczką, podpisanie umów z podwykonawcami (catering, AV, artyści, transport), produkcja scenografii, produkcja materiałów drukowanych i brandingowych (dwujęzycznie dla klientów DACH), rejestracja uczestników z integracją SSO klienta, komunikacja pre-event.
Krok 5: Próby generalne
Na 1-3 dni przed eventem przeprowadzamy pełną próbę techniczną w lokalizacji – montaż scenografii, kalibracja AV, próba prezenterów i artystów, test streamingu, test rejestracji, test cateringu, test obsługi i komunikacji zespołu. Każdy senior event manager otrzymuje run of show z wariantami awaryjnymi (plan B na wypadek pogody, awarii technicznych, kluczowych nieobecności).
Krok 6: Realizacja eventu
W dniu eventu mamy obsadę adekwatną do skali projektu: senior event manager + koordynator recepcji + producent techniczny + koordynator cateringu + obsługa uczestników (1 osoba na 40 gości) + ekipa techniczna + koordynator bezpieczeństwa (dla 500+ osób) + tłumacz DE-PL dla klientów DACH. Każdy członek zespołu ma walkie-talkie i dostęp do wspólnego kanału komunikacji. Klient otrzymuje dedykowanego event managera dostępnego 24/7.
Krok 7: Raport i rozliczenie
W ciągu 7 dni po evencie przekazujemy: szczegółowy raport (liczby, engagement, NPS, feedback uczestników), rozliczenie finansowe z dokumentacją faktur, archiwum zdjęciowo-wideo w chmurze, rekomendacje. Dla klientów DACH raport w wersji niemieckiej. Dla projektów farmaceutycznych – rejestr spend transparency zgodny z MedTech Europe Code. Dla automotive – dokumentacja audytowa IATF. Faktura z 30-dniowym terminem płatności.
Co nas wyróżnia we Wrocławiu
W porównaniu z agencjami warszawskimi, które traktują Wrocław jako „dojazdowy rynek”, my działamy lokalnie – zespół we Wrocławiu, magazyn techniczny we Wrocławiu, sieć partnerów lokalnych (hotele, catering, AV, artyści), codzienna obecność na rynku. Nie dodajemy marży za „delegację z Warszawy”, a spotkanie w siedzibie klienta (Sky Tower, Q22, West Forum, Nowa Strzegomska) mamy w 15-30 minut. Dla klientów DACH – trzech managerów z biegłym niemieckim, korespondencja i spotkania w języku ojczystym klienta.
Budżety eventów we Wrocławiu – ile kosztuje organizacja wydarzenia firmowego
Widełki budżetowe dla 6 najczęściej realizowanych typów eventów, oparte na rzeczywistych projektach Secret Event z ostatnich 24 miesięcy. Ceny netto, kompleksowa obsługa (koncepcja, lokalizacja, catering, AV, artyści, fee agencji). Kliknij, by zobaczyć pełne zestawienie z zakresem i przykładowymi realizacjami.
Poniżej prezentujemy widełki budżetowe dla najczęściej realizowanych typów eventów we Wrocławiu, oparte na rzeczywistych projektach Secret Event z ostatnich 24 miesięcy. Ceny netto, zakładają kompleksową obsługę (koncepcja, lokalizacja, catering, AV, artyści, fee agencji). Dla projektów automotive, farmacji i SSC DACH doliczamy koszty compliance (3-5% budżetu). Dla premium locations (Hala Stulecia, NFM, Aula Leopoldina, Pałac Wojanów) dodajemy markup 15-25% względem lokalizacji standardowych.
Konferencja / kongres (100-300 uczestników, 1 dzień)
Zakres: sala konferencyjna premium (Hala Stulecia, NFM, DoubleTree Hilton, Mövenpick), sesje plenarne + 3 breakout rooms, tłumaczenie symultaniczne DE/EN/PL, rejestracja RFID, aplikacja eventu, catering (śniadanie, 2 przerwy kawowe, lunch bufet, networking), produkcja AV (LED wall, nagłośnienie, oświetlenie), streaming podstawowy.
Widełki: 125 000 – 225 000 zł netto
Przykładowe realizacje: konferencja SSC DACH dla 180 menedżerów (Mövenpick + kolacja w Ossolineum) – 175 000 zł; kongres kardiologiczny dla 220 lekarzy (Mövenpick, 3 dni, kolacja w Sali Cesarskiej UWr) – 315 000 zł.
Kick-off / town hall (300-800 uczestników, 2 dni)
Zakres: wynajem dużej sali (Hala Stulecia, NFM Sala Główna, Centrum Kongresowe Politechniki Wrocławskiej), scenografia branded, LED wall 8×3 m lub większy, tłumaczenie na 4-6 języków, streaming do oddziałów globalnych, aplikacja z matchmakingiem, 2 dni cateringu, kolacja integracyjna, oprawa artystyczna, transport autokarami z Copernicus Airport i hoteli.
Widełki: 240 000 – 430 000 zł netto
Przykładowe realizacje: kick-off SSC DACH dla 480 osób (Hala Stulecia + Pałac Królewski) – 325 000 zł; konferencja branżowa globalnego producenta baterii samochodowych dla 380 kontraktorów (NFM + Ossolineum) – 298 000 zł.
Gala jubileuszowa / Christmas Party (200-400 osób)
Zakres: lokalizacja premium (Aula Leopoldina, Sala Cesarska UWr, Pałac Królewski, Ossolineum, Pałac Wojanów, Hotel Monopol Sala Balowa), menu 5-7 dań autorskie, pairing win z winnic dolnośląskich, oprawa artystyczna (Filharmonia Wrocławska, Opera Wrocławska, DJ, konferansjer), scenografia tematyczna, produkcja filmu jubileuszowego, pamiątkowe upominki premium.
Widełki: 185 000 – 315 000 zł netto
Przykładowe realizacje: gala 20-lecia austriackiego banku dla 260 osób (Aula Leopoldina, kwartet smyczkowy) – 265 000 zł; Christmas Party centrum SSC dla 220 osób (Hotel Monopol) – 195 000 zł.
Premiera produktu / launch (150-400 uczestników)
Zakres: lokalizacja nietypowa (Stara Kopalnia w Wałbrzychu, Hala Stulecia, Wrocławskie Centrum Kongresowe, Hydropolis, Afrykarium), scenografia immersyjna, projekcje mappingowe, strefy VR/AR, pokazy produktowe, obsługa prasy i influencerów, embargo management, afterparty, transport uczestników.
Widełki: 165 000 – 295 000 zł netto
Przykładowe realizacje: premiera platformy fintech dla 240 gości (Hydropolis) – 195 000 zł; launch nowego modelu samochodowego europejskiego producenta premium dla 180 mediów (Stara Kopalnia Wałbrzych) – 235 000 zł.
Piknik rodzinny / team building (500-3000 osób)
Zakres: plener (Park Tysiąclecia, Park Zachodni, Stadion Wrocław – parking, Polana przy Pergoli), strefy tematyczne, animacje dla dzieci, koncert headlinera, food trucki regionalne, scena z nagłośnieniem, pokaz dronów lub fajerwerków, ubezpieczenie imprezy masowej, pozwolenia Urzędu Miasta, obsługa sanitarno-medyczna.
Widełki: 185 000 – 385 000 zł netto
Przykładowe realizacje: piknik rodzinny dla 1200 osób grupy IT (Stadion Wrocław, Kult) – 225 000 zł; Family Day dla 800 osób centrum SSC (Park Tysiąclecia) – 165 000 zł.
Destination event DACH (50-200 osób, 3-5 dni)
Zakres: transfery z Copernicus Airport lub z Berlina (FlixBus, limuzyny), hotel premium (Monopol, Mövenpick, DoubleTree Hilton), program kulturalny (private tour Hali Stulecia z kuratorem, zwiedzanie Ostrowa Tumskiego z historykiem, wycieczka do Karpacza z Kotliny Jeleniogórskiej, warsztaty kulinariów dolnośląskich), konferencja merytoryczna, kolacje tematyczne („Breslau Heritage”, „Silesian Wine Route”, „DACH Connection”), pamiątkowe upominki lokalne (ceramika bolesławiecka, wino dolnośląskie, czekolada Wedla), tłumacz/przewodnik polsko-niemiecki z uprawnieniami konferencyjnymi.
Widełki: 4 800 – 9 500 zł netto na osobę (włącznie z hotelem, transferami i programem)
Przykładowe realizacje: destination event dla 90 top managerów niemieckiej grupy IT (Monopol + Karpacz + Hala Stulecia) – 565 000 zł; leadership retreat dla 120 osób austriackiej spółki bankowej (Aula Leopoldina + Pałac Wojanów + Kotlina Jeleniogórska) – 720 000 zł.
Najczęściej zadawane pytania o organizację eventów we Wrocławiu
Zaplanujmy Państwa event we Wrocławiu
Jeśli szukają Państwo agencji eventowej we Wrocławiu, która rozumie specyfikę centrów SSC DACH, sektora IT, motoryzacji lub farmacji – zapraszamy na niezobowiązujące spotkanie briefingowe. W ciągu 48-72 godzin otrzymają Państwo koncepcję kreatywną (w języku polskim lub niemieckim), kalkulację budżetu i rekomendację lokalizacji. Dla klientów DACH korespondencja w języku niemieckim.
Secret Event to 14 lat doświadczenia, 500+ zrealizowanych eventów, 120+ stałych klientów B2B i zespół 9 event managerów etatowych znających Wrocław od podszewki (trzech z biegłym niemieckim C1). Działamy lokalnie, bez markupu za „delegację z Warszawy”, z pełnym compliance dla sektorów regulowanych – niemiecki BDSG/DSGVO, IATF 16949 dla automotive, MedTech Europe Code dla farmacji.
Agencja eventowa od 2012 roku. 500+ zrealizowanych eventów dla 120+ stałych klientów B2B z sektorów regulowanych, IT i korporacji międzynarodowych.
Biuro główne Obsługujemy Warszawę i całą Polskę
Tel: +48 536 262 802
E-mail: kontakt@secret-event.pl