Agencja Eventowa Kraków
Secret Event to krakowska agencja eventowa działająca od 2012 roku, wyspecjalizowana w obsłudze centrów usług wspólnych (BPO/SSC), studiów gamedev, korporacji farmaceutycznych i finansowych oraz klientów MICE przyjeżdżających do miasta z zagranicy. W ciągu 14 lat zrealizowaliśmy ponad 500 eventów dla 120 stałych klientów B2B – od 20-osobowych warsztatów dla zarządów po 3000-osobowe kongresy i pikniki na Błoniach. Biuro Secret Event mieści się w centrum Krakowa, a projekty prowadzi 9 event managerów etatowych, znających miasto na wylot: listy czekania w ICE Kraków, nocne okienka na Wawelu, ulubione stoliki w Szarej Gęsi i terminy zamknięcia ruchu na Plantach w weekendy targowe.
Kraków to nie miasto na weekend – to drugi co do wielkości rynek MICE w Polsce, największy w regionie Europy Środkowo-Wschodniej hub usług biznesowych (ponad 90 000 osób zatrudnionych w sektorze BPO/SSC) i jedyne polskie miasto wpisane na Listę Miast Kreatywnych UNESCO jako Miasto Literatury. Kraków to trzeci co do wielkości hub gamedev w Europie i największy w regionie Europy Środkowo-Wschodniej ośrodek centrów usług wspólnych (BPO/SSC) międzynarodowych korporacji. Agencja Eventowa Secret Event zna ten rynek od podszewki – obsługujemy firmy technologiczne, studia gamedev premiujące gry AAA, kongresy medyczne i farmaceutyczne, gale jubileuszowe w obiektach UNESCO oraz destination events dla klientów zagranicznych, którzy chcą pokazać swoim zespołom unikalny charakter Krakowa.
Krakowska agencja eventowa w liczbach
Liczby mówią o nas więcej niż deklaracje. Przez 14 lat zbudowaliśmy doświadczenie, które realnie redukuje ryzyko projektu – wiemy, który hotel w Krakowie w weekend Święta Miasta jest niedostępny, które sale w ICE Kraków mają jaką akustykę, gdzie Urząd Miasta wymaga dodatkowych zgłoszeń do zamknięcia ruchu i jak wygląda procedura wynajmu wnętrz Zamku Królewskiego na Wawelu poza godzinami zwiedzania.
- 500+ zrealizowanych eventów – konferencji, gal, kongresów, premier produktów, kick-offów, pikników rodzinnych i destination events w Krakowie i Małopolsce
- 14 lat doświadczenia – Secret Event działa nieprzerwanie od 2012 roku, przeszliśmy przez pandemię, hybrydyzację eventów i boom na branżę MICE w Krakowie
- 120+ stałych klientów B2B – w tym centra BPO/SSC, studia gamedev, spółki giełdowe z GPW, międzynarodowe korporacje z sektora farmaceutycznego, bankowego i technologicznego
- 9 event managerów etatowych – pełny zespół zatrudniony na umowie o pracę, dzięki czemu mamy ciągłość projektową, stabilne know-how i nie tracimy wiedzy wraz z freelancerami
- Grupy od 20 do 3000+ uczestników – od kameralnych warsztatów strategicznych w Dworze Sieraków po kongresy medyczne w ICE Kraków i pikniki korporacyjne na Błoniach
Dodatkowo: 45+ lokalizacji premium z umowami ramowymi w Krakowie i okolicy, 60% klientów wraca po co najmniej trzech latach współpracy, a średni czas odpowiedzi na brief to 48 godzin roboczych – z pełną kalkulacją budżetu, koncepcją kreatywną i rekomendacją trzech alternatywnych lokalizacji.
Co organizuje agencja eventowa Secret Event w Krakowie
Krakowski rynek eventowy jest inny niż warszawski. Zamiast jednej dominanty – biznesowego city center – mamy kilka nakładających się warstw: historyczne centrum wpisane do UNESCO, postindustrialne Zabłocie z Fabryką Schindlera i Cricoteką, technologiczne biurowce w okolicach Ronda Mogilskiego i al. Pokoju, Kazimierz z klubami i restauracjami oraz rozległe tereny rekreacyjne (Błonia, Las Wolski, Park Jordana, Kopiec Kościuszki). Secret Event projektuje eventy dopasowane do każdej z tych warstw – nie oferujemy „jednego pakietu Kraków”, tylko indywidualne scenariusze wykorzystujące to, co w danym kwartale miasta najlepsze dla konkretnej grupy docelowej.
Konferencje i kongresy
ICE Kraków Congress Centre, Muzeum Lotnictwa Polskiego, hotele Sheraton, Radisson Blu i Holiday Inn – organizujemy konferencje dla centr BPO/SSC, kongresy medyczne dla 100-600 lekarzy, konferencje branżowe IT/gamedev i sympozja naukowe we współpracy z UJ, AGH i UEK. Pełna obsługa techniczna: tłumaczenie symultaniczne w 4 językach, streaming do 12 oddziałów globalnych, rejestracja RFID, aplikacja mobilna eventu, matchmaking B2B i moderacja sesji.
Gale i jubileusze
Pałac Pugetów, Pałac Bonerowski, Hotel Copernicus Relais & Châteaux, Sala Balowa Hotelu Stary, Dwór Sieraków – Kraków oferuje sale balowe w obiektach UNESCO i pałacach z XIV wieku, których Warszawa nie ma. Specjalizujemy się w galach jubileuszowych 20/25/30-lecia firm, wieczorach charytatywnych, Christmas Party dla private bankingu i kolacjach VIP po konferencjach medycznych. Menu autorskie od szefów kuchni z Michelin Guide, pairing win z regionu, oprawa artystyczna z Filharmonią Krakowską. Więcej na stronie gale i bankiety Kraków.
Premiery i eventy gamedev
Kraków to trzeci co do wielkości hub gamedev w Europie – obsługujemy premiery gier AAA, launche DLC, konferencje prasowe dla mediów branżowych i influencerów, eventy E3-like typu Digital Dragons. Scenografia immersyjna, projekcje mappingowe, streamy na Twitch i YouTube, strefy VR/AR, gameplay demo dla dziennikarzy, afterparty w klubach Kazimierza. Realizujemy projekty dla studiów z CEE oraz dla wydawców globalnych wchodzących na rynek polski.
Pikniki rodzinne i team-buildingi
Błonia Krakowskie (12 hektarów w centrum miasta), Park Jordana, Polana pod Kopcem Kościuszki, Ogród Botaniczny UJ, Las Wolski, Ojcowski Park Narodowy – dysponujemy zapleczem na pikniki od 200 do 3000 osób. Strefy tematyczne dla dzieci (dmuchańce, animatorzy, warsztaty ceramiczne), scena z koncertem headlinera, food trucki z kuchnią regionalną i tatarską, pokaz dronów świetlnych, strefa chill dla rodziców. Pełne pozwolenia od Urzędu Miasta i Zarządu Zieleni Miejskiej. Zobacz pikniki firmowe Kraków.
Kick-offy i strategie
Dwudniowe kick-offy sprzedażowe dla 300-800 osób z EMEA, strategiczne offsite dla zarządów w kameralnych dworach pod Krakowem (Dwór Sieraków, Pałac w Kobierzynie, Pałac Goetza w Brzesku), warsztaty change management z facylitatorami, Design Sprinty dla product teamów z gamedev i IT. Prowadzimy również wyjazdy integracyjne do Zakopanego (Bachleda Luxury Hotel, Nosalowy Dwór) i Wieliczki (Kopalnia Soli – kolacja 135 m pod ziemią).
Destination events
Kraków jest dla klientów zagranicznych (UK, DE, FR, US, nordycka Skandynawia) miastem o wysokiej wartości wizerunkowej – łączy Pragę i Wiedeń w jednym, kosztuje mniej i ma bezpośrednie loty z większości stolic Europy. Obsługujemy incentive tours, destination weddings dla korporacji, spotkania zarządów międzynarodowych w Hotelu Copernicus z kolacjami na Wawelu, wieczory tematyczne „Polish Heritage” z tradycyjną muzyką, degustacją wódek i serem oscypkowym. Współpracujemy z Kraków Convention Bureau – oficjalną jednostką promującą Kraków jako destynację MICE. Zobacz również imprezy tematyczne.
Dla kogo pracujemy w Krakowie
Krakowski klient B2B jest inny niż warszawski. W Warszawie dominuje centrala bankowa i kancelaryjna. W Krakowie 60% naszych projektów to centra BPO/SSC międzynarodowych korporacji (globalne korporacje z sektora finansowego, technologicznego, ubezpieczeniowego i konsultingowego) prowadzące dla klienta globalnego projekty typu kick-off sprzedażowy, town hall, Annual Leadership Meeting, Managers Offsite czy team integration po wdrożeniu SAP/Workday. Znamy specyfikę compliance i procedur zakupowych tych firm – potrafimy przejść przez SoW, NDA, GDPR assessment, vendor onboarding w SAP Ariba, a także zapewnić zgodność z politykami korporacyjnymi dotyczącymi bezpieczeństwa, ubezpieczeń OC i RODO. Śledzimy też kierunki całej branży MICE w Polsce – między innymi poprzez lekturę portalu Think MICE, który dostarcza benchmarków kosztowych i case studies dla sektora BPO/SSC, co pomaga nam pokazać klientowi, gdzie budżet eventu w Krakowie plasuje się względem Warszawy czy rynku DACH.
Druga specjalność to gamedev i IT – Kraków skupia czołowe polskie studia gamedev z portfolio gier AAA, a także spółki IT notowane na GPW oraz oddziały międzynarodowych firm technologicznych. Studia potrzebują innej narracji eventowej niż banki – młodsza grupa docelowa, wyższa tolerancja na eksperymenty, oczekiwanie elementów pop-kulturowych i immersywnych. Trzecia to farmacja i medycyna – Kraków skupia ośrodki kliniczne UJ CM, Szpital Uniwersytecki, Centrum Onkologii, a także polskie i międzynarodowe firmy farmaceutyczne prowadzące badania i rozwój produktów. Organizujemy kongresy onkologiczne, kardiologiczne, stomatologiczne i akademickie we współpracy z PTK, PTO, PTHiT. Czwarta – finance & insurance – międzynarodowe centra bankowe, ubezpieczeniowe i wealth management ulokowane w krakowskich biurowcach. Piąta – turystyka MICE i destination events dla klientów zagranicznych przyjeżdżających do Krakowa.
Niezależnie od branży, fundamentem naszej pracy jest dbałość o detale i świadomość specyfiki regulacyjnej – w farmacji liczy się compliance, w BPO/SSC zgodność z politykami korporacji-matki, w gamedev embargo prasowe, w finansach KNF i MAR. Zespół Secret Event tworzy 9 event managerów etatowych; dla kongresów powyżej 500 osób formujemy dedykowane ekipy produkcyjne liczące 10-18 osób, w tym producenta technicznego, dyrektora artystycznego, koordynatora cateringu, koordynatora transportu i delegowanego compliance officera dla projektów farmaceutycznych.
Nasz styl realizacji eventów w Krakowie
Secret Event to nie pośrednik między klientem a podwykonawcami – projektujemy, produkujemy i koordynujemy wszystko własnym zespołem krakowskim. Działamy w modelu in-house production: dedykowany event manager rozlicza się z realizacji od dnia podpisania umowy do wysłania raportu ewaluacyjnego, a w dniu eventu pozostaje pod telefonem w trybie ciągłym – żadnego „junior accountu”, który gubi brief w sezonie ICE Kraków. Taka formuła sprawdza się szczególnie w branży BPO/SSC i pharma krakowskiej, gdzie cykle decyzyjne bywają długie, a pojedynczy punkt kontaktu skraca komunikację z 5 dni do 5 godzin.
Nasza specjalizacja to eventy dla klientów regulowanych i premium – gdzie nie ma miejsca na eksperymenty kosztem bezpieczeństwa prawnego, a jednocześnie oczekuje się kreatywności, która wyróżni event na tle dziesiątków innych. W praktyce oznacza to: dokumentacja compliance przygotowana przed startem projektu, ubezpieczenie OC agencji do 5 mln zł, umowy ramowe z lokalizacjami premium (Hotel Copernicus, Sheraton Grand, Pałac Pugetów, Dwór Sieraków, ICE Kraków, Centrum Kongresowe Auditorium Maximum UJ), obsługa w trybie Due Diligence dla sektora farmaceutycznego (HCPs compliance, MedTech Europe Code, spend transparency), pełna rejestracja eventu w systemach typu Veeva dla branży life sciences.
Profesjonalna organizacja eventów w Krakowie – co nas wyróżnia
Lokalna wiedza
Mieszkamy i pracujemy w Krakowie. Wiemy, kiedy jest Wianki i Święto Miasta (niedostępne tereny Błoń), kiedy Juwenalia paraliżują Kazimierz, w którym weekendzie w maju odbywa się Nocny Semafor i kiedy Festiwal Sacrum Profanum blokuje ICE Kraków. Znamy listy czekania hoteli na 2026 i 2027, wiemy który kierownik recepcji w Sheratonie pilnuje rezerwacji z wyprzedzeniem 8 miesięcy, a który w Copernicusie podpowie ukryte prywatne sale.
Compliance-ready
Dla branży farmaceutycznej prowadzimy projekty zgodnie z MedTech Europe Code i IFPMA Code. Dla BPO/SSC przechodzimy vendor assessment, RODO review, GDPR DPA, security questionnaire. Dla finansów gwarantujemy zgodność z MAR i MiFID II. Dla eventów publicznych zapewniamy pełne ubezpieczenie OC, pozwolenia sanitarne, KRPD, KSeF i zgłoszenia do Urzędu Miasta Krakowa (wydarzenia masowe 1000+ osób).
Produkcja in-house
Nie podwykonujemy produkcji technicznej – mamy własną ekipę 6 techników (realizator dźwięku, światła, LED wall operator, kamerzysta streamingowy, montażysta scenografii, kierownik techniczny) oraz magazyn w Krakowie z sprzętem za 2,5 mln zł (LED, nagłośnienie, oświetlenie, truss, projektory). Dla dużych kongresów współpracujemy z Colosseum AV, ProSound i Twister Audio – ale integracją techniczną zarządza nasz in-house producer.
Raport powydarzeniowy
Każdy event kończymy raportem zawierającym: liczby (uczestnicy, koszty, wskaźniki engagement), NPS od uczestników, analizę scenariuszową (co zadziałało, co nie), rekomendacje na kolejny projekt, archiwum zdjęciowo-wideo. Raport dostają Państwo w ciągu 7 dni po evencie – z dokumentacją ISO 20121 (sustainability), rozliczeniem faktur i mierzalnym ROI dla działu marketingu lub HR.
Zespół Secret Event w Krakowie
9 event managerów etatowych Secret Event w Krakowie to zespół łączący dwie kompetencje, które w branży eventowej rzadko idą w parze: twardą produkcję (scenografia, dźwięk, światło, streaming, logistyka, compliance) i kreatywną koncepcję (narracja, storytelling, scenariusz, dramaturgia wydarzenia). Nasi liderzy projektów mają za sobą pracę w agencjach sieciowych (GroupM, Publicis), studiach filmowych, teatrach krakowskich (Teatr Słowackiego, Stary Teatr, Bagatela) oraz na stanowiskach event manager in-house w korporacjach z branży BPO, bankowości i gamedev. Dzięki temu podwójnemu doświadczeniu – raz jako zleceniobiorcy, raz jako in-house event manager po stronie korporacji z krakowskich BPO i banków – rozumiemy, jaki tydzień po evencie ma nasz klient: audyt KPI, rozliczenie z dyrektorem HR, pytania CFO o ROI. Dlatego nie sprzedajemy katalogu dekoracji, tylko projektujemy event jako narzędzie do konkretnego celu biznesowego (onboarding 200 nowych pracowników SSC, launch wewnętrzny produktu gamedev, team integration po fuzji).
W strukturze Secret Event Kraków pracują: senior event managerowie (prowadzący projekty 200-3000 osób), producenci techniczni (nadzorujący AV, rigging, streaming), koordynatorzy cateringu (współpracujący z szefami kuchni Michelin i catering premium typu Trezo, Copernicus Restaurant, Szara Gęś Catering), specjaliści ds. lokalizacji (negocjujący umowy ramowe z hotelami i venues), koordynatorzy logistyki (transport autokarami Przewóz Osób Kraków, limuzynami Lexus, transferami lotniskowymi z Balic) oraz specjalista ds. compliance i prawa eventowego (pełni rolę vendor managera w procesach zakupowych klientów korporacyjnych).
Nasze przykładowe realizacje w Krakowie
Dla globalnego centrum BPO/SSC międzynarodowej korporacji finansowej zorganizowaliśmy dwudniowy kick-off sprzedażowy dla 620 uczestników, aby przekazać zespołom EMEA i APAC strategię produktową na kolejny rok obrotowy. Dzień pierwszy – ICE Kraków Congress Centre: scena główna z LED wall 14×5 m, cztery sale breakout z tłumaczeniem symultanicznym EN/PL/DE/ES, rejestracja RFID z personalizowanymi badgami, aplikacja mobilna z matchmakingiem B2B, streaming live do 15 oddziałów regionalnych. Dzień drugi – kolacja integracyjna w Muzeum Lotnictwa Polskiego w otoczeniu historycznych samolotów, występ kabaretu Ani Mru Mru, DJ set do rana. Całkowity budżet projektu: 285 000 zł netto.
Dla studia gamedev z pierwszej piątki polskiego rynku przygotowaliśmy światową premierę gry AAA dla 380 dziennikarzy i influencerów z 22 krajów, której celem było zbudowanie buzzu przed globalnym launchem i zapewnienie pokrycia medialnego w kluczowych rynkach (US, UK, DE, FR, ES, PL). Lokalizacja: Butelkownia w Fabryce Schindlera (kompleks postindustrialny, idealne tło do klimatu gry), scenografia immersyjna 3D z elementami mappingowymi, strefa VR z 16 stanowiskami demo, prezentacja gameplay na ekranie 20-metrowym, panel z dyrektorem kreatywnym i Q&A tłumaczone EN/PL/DE. Afterparty w Forum Przestrzenie, transport dziennikarzy z Balic i hoteli na Kazimierzu, pełna obsługa embargo i materiałów prasowych. Budżet projektu: 205 000 zł netto.
Dla międzynarodowej spółki farmaceutycznej z portfolio onkologicznym mieliśmy zaszczyt zorganizować kongres naukowy dla 240 onkologów z Europy Środkowo-Wschodniej, aby zaprezentować wyniki badań klinicznych III fazy dla nowej terapii celowanej. Trzydniowe wydarzenie w Hotelu Sheraton Grand Kraków: sesje plenarne z tłumaczeniem symultanicznym na 6 języków, warsztaty praktyczne dla 12 grup po 20 lekarzy, strefa posterowa, Meet the Expert sessions, live surgery streaming z Centrum Onkologii Kraków. Wieczór networkingowy w Pałacu Pugetów z kolacją 5-daniową dobraną zgodnie z dietami dla HCPs. Pełna zgodność z MedTech Europe Code, compliance officer na projekcie, rejestracja spend transparency. Budżet projektu: 335 000 zł netto.
Dla polskiego banku z TOP 5 sektora przygotowaliśmy galę jubileuszową 30-lecia dla 280 osób private banking i wealth management. Lokalizacja: Sala Balowa Pałacu Bonerowskiego w samym centrum Rynku Głównego (widok na Sukiennice), menu autorskie od szefa kuchni wyróżnionego Bib Gourmand (7 dań z pairingiem win z regionu Małopolski), oprawa artystyczna zapewniona przez kwartet smyczkowy Filharmonii Krakowskiej i występ mezzosopranistki Małgorzaty Walewskiej, stylizacja Art Nouveau nawiązująca do krakowskiego Młodej Polski. Produkcja filmu jubileuszowego z archiwum banku, pamiątkowe medale ręcznie wykonane przez krakowską mennicę. Budżet projektu: 235 000 zł netto.
Dla polskiej grupy kapitałowej z branży energetycznej zrealizowaliśmy rodzinny piknik firmowy dla 1500 uczestników (700 pracowników + rodziny) na Błoniach Krakowskich. Strefy tematyczne: warsztaty ceramiczne nawiązujące do tradycji garncarstwa krakowskiego, animacje dla dzieci, pokazy rycerskie na mini-turnieju inspirowanym Bractwem Kurkowym, scena z koncertem zespołu Zakopower, food trucki z kuchnią regionalną (oscypki, kiełbasa lisiecka, pierogi z Sieniawy), strefa chill dla rodziców z tarasem widokowym na Wawel, zakończenie pokazem dronów świetlnych (wymagał pozwolenia PANSA i Służby Ochrony Państwa z uwagi na bliskość Wawelu). Projekt w pełnym budżecie compliance, sanitarnym i ubezpieczeniowym: 255 000 zł netto.
Jak wygląda współpraca z agencją eventową Secret Event w Krakowie
Nasz proces pracy nad projektem eventowym w Krakowie jest prowadzony krok po kroku z pełnym śladem decyzji – ponad 14 lat i 500+ eventów dały nam metodykę, w której każdy element ma właściciela, termin i checkpoint. W Krakowie, gdzie nasi klienci to przede wszystkim BPO/SSC, banki i studia gamedev, proces jest zsynchronizowany z kalendarzem fiskalnym klienta (Q-end, Y-end) oraz z cyklem vendor managementu – od zapytania, przez NDA, po KPI post-event. Poniżej rozpisujemy go w siedmiu punktach, żeby Państwa dział zakupów mógł od razu zmapować go na własny workflow (PR → PO → GR → invoicing).
Krok 1: Brief i konsultacje
Spotkanie briefingowe w naszym biurze w Krakowie lub online (Teams/Google Meet). Omawiamy cel biznesowy eventu (retencja pracowników? pozyskanie klienta? premiera produktu? budowanie marki?), grupę docelową, format, orientacyjny budżet i termin. W ciągu 48-72 godzin roboczych otrzymują Państwo: koncepcję kreatywną, rekomendację 2-3 alternatywnych lokalizacji, wstępną kalkulację budżetu (struktura kosztów rozbita na kategorie) i harmonogram realizacji.
Krok 2: Umowa i kick-off
Po zatwierdzeniu koncepcji podpisujemy umowę ramową z zabezpieczeniem anulacji (polityka 30/60/90 dni), przechodzimy procesy zakupowe klienta (SAP Ariba, Coupa, SAP SRM, vendor assessment, NDA), uruchamiamy projekt na naszej platformie project management i przydzielamy dedykowanego senior event managera. Kick-off call zespołu projektowego w pierwszym tygodniu – ustalamy kanały komunikacji, częstotliwość statusów, milestones.
Krok 3: Koncepcja kreatywna
Przygotowujemy pełny pakiet kreatywny: koncepcję narracyjną eventu (storytelling, dramaturgia), key visual, scenariusz dnia (run of show z dokładnością do minut), storyboard kluczowych momentów, moodboard scenografii, propozycję oprawy artystycznej (konferansjer, muzycy, artyści, goście specjalni), wstępny menu tasting, propozycje dress code i employer branding communication. Prezentacja w siedzibie klienta lub online.
Krok 4: Produkcja
Po zatwierdzeniu koncepcji przechodzimy do produkcji: rezerwacja lokalizacji z zaliczką, podpisanie umów z podwykonawcami (catering, AV, artyści, transport), produkcja scenografii (we własnym magazynie w Krakowie lub w partnerskich firmach), produkcja materiałów drukowanych i brandingowych, rejestracja uczestników (nasza platforma z integracją SSO klienta), komunikacja do uczestników (save the date, reminder, materiały pre-event).
Krok 5: Próby generalne
Na 1-3 dni przed eventem (zależnie od skali) przeprowadzamy pełną próbę techniczną w lokalizacji – montaż scenografii, kalibracja AV, próba prezenterów i artystów, test streamingu, test rejestracji, test cateringu (próba menu i serwisu), test obsługi i komunikacji zespołu. Każdy senior event manager otrzymuje run of show z wariantami awaryjnymi (plan B na wypadek pogody, awarii technicznych, kluczowych nieobecności).
Krok 6: Realizacja eventu
W dniu eventu mamy obsadę adekwatną do skali projektu: senior event manager + koordynator recepcji + producent techniczny + koordynator cateringu + obsługa uczestników (1 osoba na 40 gości) + ekipa techniczna + koordynator bezpieczeństwa (dla 500+ osób). Każdy członek zespołu ma walkie-talkie i dostęp do wspólnego kanału komunikacji. Klient otrzymuje dedykowanego event managera dostępnego 24/7 przez cały dzień eventu i w noc poprzedzającą.
Krok 7: Raport i rozliczenie
W ciągu 7 dni po evencie przekazujemy: szczegółowy raport (liczby, engagement, NPS, feedback uczestników), rozliczenie finansowe z dokumentacją faktur podwykonawców, archiwum zdjęciowo-wideo w chmurze (dostęp przez link), rekomendacje na kolejne projekty. Dla projektów farmaceutycznych – rejestr spend transparency zgodny z MedTech Europe Code. Dla BPO/SSC – dokumentacja audytowa do ISO i SOX. Faktura z 30-dniowym terminem płatności.
Co nas wyróżnia w Krakowie
W porównaniu z agencjami warszawskimi, które traktują Kraków jako „dojazdowy rynek”, my działamy lokalnie – zespół w Krakowie, magazyn techniczny w Krakowie, sieć partnerów lokalnych (hotele, catering, AV, artyści), codzienna obecność na rynku. Nie dodajemy marży za „delegację z Warszawy”, nie tracimy 2 godzin transportu między lokalizacjami, a spotkanie w siedzibie klienta (Zabłocie, Rondo Mogilskie, Kapelanka, Newton, Bonarka) mamy w 15-30 minut.
Budżety eventów w Krakowie – ile kosztuje organizacja wydarzenia firmowego
Widełki budżetowe dla 6 najczęściej realizowanych typów eventów, oparte na rzeczywistych projektach Secret Event z ostatnich 24 miesięcy. Ceny netto, kompleksowa obsługa (koncepcja, lokalizacja, catering, AV, artyści, fee agencji). Kliknij, by zobaczyć pełne zestawienie z zakresem i przykładowymi realizacjami.
Poniżej prezentujemy widełki budżetowe dla najczęściej realizowanych typów eventów w Krakowie, oparte na rzeczywistych projektach Secret Event z ostatnich 24 miesięcy. Ceny netto, zakładają kompleksową obsługę (koncepcja, lokalizacja, catering, AV, artyści, fee agencji). Dla projektów BPO/SSC i farmacji doliczamy koszty compliance (3-5% budżetu). Dla premium locations (Hotel Copernicus, Dwór Sieraków, Zamek Królewski na Wawelu) dodajemy markup 15-25% względem lokalizacji standardowych.
Konferencja / kongres (100-300 uczestników, 1 dzień)
Zakres: sala konferencyjna premium (ICE Kraków, Sheraton, Radisson Blu), sesje plenarne + 3 breakout rooms, tłumaczenie symultaniczne EN/PL, rejestracja RFID, aplikacja eventu, catering (śniadanie, 2 przerwy kawowe, lunch bufet, networking), produkcja AV (LED wall, nagłośnienie, oświetlenie), streaming podstawowy.
Widełki: 120 000 – 220 000 zł netto
Przykładowe realizacje: kongres onkologiczny dla 240 lekarzy (Hotel Sheraton, 3 dni, kolacja w Pałacu Pugetów) – 335 000 zł; konferencja BPO dla 180 menedżerów (ICE Kraków + kolacja w Forum Przestrzenie) – 165 000 zł.
Kick-off / town hall (300-800 uczestników, 2 dni)
Zakres: wynajem dużej sali (ICE Kraków, Centrum Kongresowe Auditorium Maximum UJ, Muzeum Lotnictwa), scenografia branded, LED wall 8×3 m lub większy, tłumaczenie na 4-6 języków, streaming do oddziałów globalnych, aplikacja z matchmakingiem, 2 dni cateringu, kolacja integracyjna, oprawa artystyczna, transport autokarami z lotniska i hoteli.
Widełki: 230 000 – 420 000 zł netto
Przykładowe realizacje: kick-off globalnego centrum BPO/SSC dla 620 uczestników (ICE Kraków + Muzeum Lotnictwa) – 285 000 zł; Annual Leadership Meeting dużego centrum BPO/SSC typu 350-450 osób – 260 000-320 000 zł.
Gala jubileuszowa / Christmas Party (200-400 osób)
Zakres: lokalizacja premium (Pałac Pugetów, Pałac Bonerowski, Hotel Copernicus Ballroom, Sala Balowa Sheratonu), menu 5-7 dań autorskie, pairing win, oprawa artystyczna (muzyka klasyczna, DJ, konferansjer), scenografia tematyczna, produkcja filmu jubileuszowego, pamiątkowe upominki premium, fotograf reportażowy.
Widełki: 180 000 – 310 000 zł netto
Przykładowe realizacje: gala 30-lecia banku dla 280 osób private banking (Pałac Bonerowski, Małgorzata Walewska) – 235 000 zł; Christmas Party korporacji farmaceutycznej dla 220 osób (Hotel Copernicus) – 195 000 zł.
Premiera produktu / launch (150-400 uczestników)
Zakres: lokalizacja nietypowa (Fabryka Schindlera Butelkownia, Forum Przestrzenie, MOCAK, Muzeum Inżynierii Miejskiej, Stara Zajezdnia), scenografia immersyjna, projekcje mappingowe, strefy VR/AR, pokazy produktowe, obsługa prasy i influencerów, embargo management, afterparty, transport uczestników.
Widełki: 160 000 – 290 000 zł netto
Przykładowe realizacje: premiera gry AAA dla 380 dziennikarzy (Butelkownia Schindlera + Forum Przestrzenie) – 205 000 zł; launch terapii onkologicznej dla 180 lekarzy (Muzeum Manggha) – 175 000 zł.
Piknik rodzinny / team building (500-3000 osób)
Zakres: plener (Błonia, Park Jordana, Polana pod Kopcem Kościuszki, Ojcowski Park Narodowy), strefy tematyczne, animacje dla dzieci, koncert headlinera, food trucki regionalne, scena z nagłośnieniem, pokaz dronów lub fajerwerków, ubezpieczenie imprezy masowej, pozwolenia Urzędu Miasta, obsługa sanitarno-medyczna.
Widełki: 180 000 – 380 000 zł netto
Przykładowe realizacje: piknik rodzinny dla 1500 osób grupy energetycznej (Błonia, Zakopower, pokaz dronów) – 255 000 zł; Family Day dla 900 osób korporacji IT (Park Jordana) – 175 000 zł.
Destination event dla klienta zagranicznego (50-200 osób, 3-5 dni)
Zakres: transfery z lotniska Balice, hotel premium (Copernicus, Stary, Sheraton), program kulturalny (zwiedzanie Wawelu, degustacja w Wieliczce, zwiedzanie Kazimierza), konferencja merytoryczna, kolacje tematyczne („Polish Heritage”), pamiątkowe upominki lokalne (oscypki, wódki, ceramika), tłumacz/przewodnik polsko-angielski z uprawnieniami.
Widełki: 4 500 – 9 500 zł netto na osobę (włącznie z hotelem, transferami i programem)
Przykładowe realizacje: incentive tour dla 80 top managerów UK firmy konsultingowej (4 dni, Copernicus + Wieliczka + Zakopane) – 520 000 zł; leadership retreat dla 120 osób skandynawskiej grupy bankowej (Wawel + Dwór Sieraków) – 780 000 zł.
Najczęściej zadawane pytania o organizację eventów w Krakowie
Zaplanujmy Państwa event w Krakowie
Jeśli szukają Państwo agencji eventowej w Krakowie, która rozumie specyfikę sektora BPO/SSC, gamedev, farmacji lub MICE – zapraszamy na niezobowiązujące spotkanie briefingowe. W ciągu 48-72 godzin otrzymają Państwo koncepcję kreatywną, kalkulację budżetu i rekomendację lokalizacji.
Secret Event to 14 lat doświadczenia, 500+ zrealizowanych eventów, 120+ stałych klientów B2B i zespół 9 event managerów etatowych znających Kraków od podszewki. Działamy lokalnie, bez markupu za „delegację z Warszawy”, z pełnym compliance dla sektorów regulowanych.
Formularz kontaktowy – brief eventu w Krakowie
Agencja eventowa od 2012 roku. 500+ zrealizowanych eventów dla 120+ stałych klientów B2B z sektorów regulowanych, IT i korporacji międzynarodowych.
Biuro główne Obsługujemy Warszawę i całą Polskę
Tel: +48 536 262 802
E-mail: kontakt@secret-event.pl