Agencja Eventowa Gdańsk
Secret Event to gdańska agencja eventowa działająca od 2012 roku, wyspecjalizowana w obsłudze Trójmiejskiego klastra IT, armatorów i firm logistyki morskiej, sektora energetyki offshore oraz klientów incentive przyjeżdżających nad Bałtyk ze Skandynawii i Niemiec. W ciągu 14 lat zrealizowaliśmy ponad 500 eventów dla 120 stałych klientów B2B – od 20-osobowych zarządów armatorów po 2500-osobowe pikniki na molo w Gdyni i kongresy w Amber Expo. Obsługujemy pełną aglomerację Trójmiasta: Gdańsk, Gdynia, Sopot oraz destinationy Półwyspu Helskiego, Mierzei Wiślanej i Kaszub. Projekty prowadzi 9 event managerów etatowych, znających Trójmiasto od podszewki: listy czekania w AmberExpo, godziny pracy kapitanatu portu Gdynia, terminy regat Volvo Ocean Race i kiedy plażę w Sopocie zamyka SOK.
Gdańsk i Trójmiasto to nie jest „polska Riwiera” – to czwarty rynek MICE w Polsce, trzeci co do wielkości hub IT kraju (ponad 35 000 programistów w ekosystemie Tricity), największy polski port bałtycki, siedziba europejskich armatorów kontenerowych i centrum energetyki wiatrowej offshore dla całego polskiego sektora elektroenergetycznego. Gdańsk to także jedyne polskie miasto z historią wolnego miasta, miejsce narodzin Solidarności i wielokulturowe dziedzictwo hanzeatyckie – wartości, które zagraniczni klienci korporacyjni cenią jako nośnik narracji brand heritage. Agencja Eventowa Secret Event zna ten rynek od podszewki – obsługujemy firmy technologiczne z Olivia Business Centre i Alchemii, armatorów morskich, operatorów farm wiatrowych offshore, centra badawcze w sektorze biotechnologii oraz incentive tours dla klientów skandynawskich, niemieckich i brytyjskich, którzy chcą pokazać swoim zespołom połączenie historii, morza i nowoczesności.
Trójmiejska agencja eventowa w liczbach
Liczby mówią o nas więcej niż deklaracje. Przez 14 lat zbudowaliśmy doświadczenie, które realnie redukuje ryzyko projektu – wiemy, który hotel w Sopocie w weekend Open’era jest zamknięty dla sprzedaży, które hale AmberExpo mają jaki udźwig podłogi pod ciężkie ekspozycje industrialne, gdzie Urząd Morski wymaga dodatkowych uzgodnień przy eventach na nabrzeżach portowych i jak wygląda procedura czartering jachtu ORP Błyskawica na wydarzenie wieczorne.
- 500+ zrealizowanych eventów – konferencji, gal, kongresów, premier produktów, kick-offów, pikników rodzinnych i destination events w Trójmieście, na Kaszubach i Pomorzu
- 14 lat doświadczenia – Secret Event działa nieprzerwanie od 2012 roku, przeszliśmy przez pandemię, boom offshore wind i hybrydyzację eventów MICE w Trójmieście
- 120+ stałych klientów B2B – w tym armatorzy, operatorzy terminali portowych, spółki offshore wind, centra IT z Olivia Business Centre, korporacje farmaceutyczne i firmy logistyki morskiej
- 9 event managerów etatowych – pełny zespół zatrudniony na umowie o pracę, dzięki czemu mamy ciągłość projektową, stabilne know-how i nie tracimy wiedzy wraz z freelancerami
- Grupy od 20 do 2500+ uczestników – od kameralnych spotkań zarządu armatorów na jachtach w Mariny Gdynia po kongresy w AmberExpo i pikniki w Hali Stulecia Sopot
Dodatkowo: 45+ lokalizacji premium z umowami ramowymi w Trójmieście, na Kaszubach i Mierzei Wiślanej, 60% klientów wraca po co najmniej trzech latach współpracy – to najwyższy wskaźnik retencji wśród agencji eventowych Pomorza (niezależnie weryfikowany w bazie kontraktów). Średni czas odpowiedzi na brief to 48 godzin roboczych – z pełną kalkulacją budżetu, koncepcją kreatywną i rekomendacją trzech alternatywnych lokalizacji (zwykle jednej w Gdańsku, jednej w Sopocie i jednej w Gdyni lub na Kaszubach). Retencja 60% oznacza, że drugi, trzeci i czwarty event klient zleca nam bez ponownego przetargu – bo zna workflow, zna manager i zna jakość.
Co organizuje agencja eventowa Secret Event w Gdańsku
Trójmiejski rynek eventowy ma inną geometrię niż Warszawa czy Kraków. Nie mamy jednego city center – mamy trzy ośrodki: historyczny Gdańsk (Główne Miasto, Długi Targ, Motława, Europejskie Centrum Solidarności), uzdrowiskowy Sopot (molo, plaża, Grand Hotel) i portowo-biznesowy Gdyniu (Skwer Kościuszki, Sea Towers, Waterfront, Port Gdynia). Dodatkowo w promieniu 40 minut mamy destynacje pokaźne: Malbork (największy gotycki zamek Europy), Hel (półwysep z historią wojskową), Kaszuby (jeziora, pola golfowe Sierra Golf, pałace typu Kadyny i Mielno-Kaszuby), Mierzeja Wiślana (plaża, las, odludne dworki). Secret Event projektuje eventy wykorzystujące tę geografię – łączymy mikroklimaty Trójmiasta z destynacjami na Pomorzu, żeby klient zagraniczny dostał w 3 dniach pełen obraz regionu.
Konferencje i kongresy
AmberExpo, Polska Filharmonia Bałtycka, Europejskie Centrum Solidarności, hotele Hilton Gdańsk, Radisson Blu Sopot, Sheraton Sopot, Mercure Gdańsk Stare Miasto – organizujemy konferencje dla centrów IT z Olivia Business Centre, kongresy offshore wind dla 200-800 uczestników, konferencje morskie TransNav i Baltic Ports Conference, sympozja medyczne we współpracy z Gdańskim Uniwersytetem Medycznym. Pełna obsługa techniczna: tłumaczenie symultaniczne w 5 językach (w tym norweski i szwedzki dla klientów offshore), streaming do oddziałów globalnych, rejestracja RFID, aplikacja mobilna eventu, matchmaking B2B i moderacja sesji.
Gale i jubileusze
Dwór Oliwski, Dom Zdrojowy Sopot, Grand Hotel Sopot (zbudowany w 1927 roku, goście rangi Marlene Dietrich i Fidela Castro), Muzeum II Wojny Światowej (Sala Wielkiej Kopuły), Pałac Opatów w Oliwie, Ratusz Głównego Miasta, Dwór Artusa – Gdańsk oferuje sale balowe w obiektach z historii hanzeatyckiej i secesyjnych pałacach, których Warszawa nie ma. Specjalizujemy się w galach jubileuszowych 20/25/30-lecia firm, wieczorach charytatywnych, Christmas Party dla centrów IT i kolacjach VIP po konferencjach offshore. Menu autorskie od szefów kuchni Bib Gourmand, pairing win z tradycją winiarstwa kaszubskiego, oprawa artystyczna z Polską Filharmonią Bałtycką i Operą Bałtycką.
Eventy morskie i offshore
Tylko Gdańsk oferuje prawdziwe eventy morskie – czartering jachtów klasy Sunreef (80-ft katamarany produkowane w Straszynie), kolacje na ORP Błyskawica (okręt-muzeum w Gdyni), regaty VIP z kapitanem klasy Mistrzostw Świata, rejsy po Zatoce Gdańskiej z kolacją w zachodzie słońca. Dla sektora offshore wind realizujemy site visits na farmach wiatrowych polskiej wyłącznej strefy ekonomicznej, kolacje z inwestorami z DE, UK i NO w obecności przedstawicieli Ministerstwa Klimatu. Dla armatorów – eventy na nabrzeżach port Gdańsk Deep Water Container Terminal (DCT) w scenerii kontenerowców globalnych armatorów. Pełna obsługa zgodności z przepisami bezpieczeństwa morskiego, certyfikaty STCW dla obsługi i ubezpieczenia P&I.
Pikniki rodzinne i team-buildingi
Plaża w Sopocie (koncesje SKM i SOK), Park Oliwski, Park Reagana w Gdańsku, Polana Stolemów na Kaszubach, pole golfowe Sierra Golf Club w Pętkowicach (30 min od Gdańska), ośrodek Jantar na Mierzei Wiślanej – dysponujemy zapleczem na pikniki od 200 do 2500 osób. Strefy tematyczne dla dzieci (warsztaty bursztyniarskie, animatorzy w strojach piratów hanzeatyckich, wioska wikingów, warsztaty budowy łodzi), scena z koncertem headlinera, food trucki z kuchnią regionalną (ryba z Kaszub, kartacze, kołduny), pokaz dronów świetlnych nad plażą, strefa chill dla rodziców z widokiem na Bałtyk. Pełne pozwolenia od Urzędu Miasta, Urzędu Morskiego (dla eventów na plaży) i Straży Granicznej.
Kick-offy i strategie
Dwudniowe kick-offy sprzedażowe dla 300-700 osób z EMEA, strategiczne offsite dla zarządów w pałacach kaszubskich (Pałac Kadyny, Pałac Jaśkowo, Dworek Kaszubski w Chmielnie), warsztaty change management z facylitatorami, Design Sprinty dla product teamów z IT Tricity. Prowadzimy również wyjazdy integracyjne na Hel (Villa Azul, Dom Marynarza), do Krynicy Morskiej i na Mierzeję Wiślaną – lokalizacje odcięte od sieci komórkowej idealnie sprawdzają się na warsztaty strategiczne, gdy klient chce zespołowi wymusić offline focus.
Destination events i incentive
Gdańsk jest dla klientów zagranicznych (SE, NO, DK, DE, UK, US) miastem o wysokiej wartości wizerunkowej – brama Bałtyku z hanzeatycką historią, bliskość Skandynawii (lot do Sztokholmu 50 minut, do Kopenhagi 55 minut), reputacja czystego morza. Obsługujemy incentive tours 3-5 dni, destination meetings dla zarządów międzynarodowych w Grand Hotelu Sopot z kolacjami na molo, wieczory tematyczne „Hanseatic Heritage” z tradycyjną muzyką Trójmiasta, degustacją Gdańskiej Goldwasser i rybą bałtycką. Współpracujemy z Gdańsk Convention Bureau – oficjalną jednostką promującą region jako destynację MICE. Zobacz również imprezy tematyczne.
Dla kogo pracujemy w Trójmieście
Gdański klient B2B jest inny niż warszawski czy krakowski. W Warszawie dominuje centrala bankowa, w Krakowie BPO i gamedev – w Gdańsku 40% naszych projektów to sektor morski, logistyczny i offshore wind. To armatorzy kontenerowi (operatorzy serwisów feeder na Bałtyku), operatorzy terminali portowych (DCT Gdańsk, BCT Gdynia), spółki offshore wind (developerzy projektów wiatrowych 1 GW+ na Morzu Bałtyckim), firmy shipbuilding i repair shipyard, logistyka intermodalna i forwarderzy. To klient specyficzny – akcjonariuszami są grupy norweskie, duńskie i niemieckie, więc procesy decyzyjne przebiegają w Oslo, Kopenhadze i Hamburgu, a w Trójmieście operuje dyrekcja wykonawcza. Znamy tę geografię decyzyjną – potrafimy przygotować event, który sprawdzi się jako internal communication dla lokalnych zespołów i jednocześnie jako nośnik narracji dla zagranicznych inwestorów i rady nadzorczej. Branżowe realia trójmiejskiego MICE śledzimy m.in. na portalu Think MICE, który publikuje raporty o kondycji segmentu offshore, port cruises i shipbuilding – pomaga to nam kontekstualizować projekt dla klienta zagranicznego na spotkaniu w Oslo czy Kopenhadze.
Druga specjalność to IT Tricity – ponad 35 000 programistów w ekosystemie Gdańsk-Gdynia-Sopot, z największymi centrami: Olivia Business Centre (flagowy kompleks biurowy o powierzchni 185 000 m²), Alchemia, Neptun Office Center, BCB Business Park, Fahrenheit Office. To firmy z sektorów korporacji IT, fintech, gamedev, cloudtech i e-commerce. Trzecia to farmacja i biotechnologia – Gdański Uniwersytet Medyczny, Pomorski Park Naukowo-Technologiczny oraz duże grupy farmaceutyczne z siedzibami w regionie pomorskim. Organizujemy kongresy medyczne, launche produktów farmaceutycznych i wydarzenia naukowe. Czwarta – energetyka i offshore – krajowe koncerny energetyczne oraz europejscy deweloperzy farm wiatrowych offshore z siedzibą lub reprezentacją w Trójmieście. Piąta – turystyka MICE i destination events dla klientów skandynawskich, niemieckich, brytyjskich i amerykańskich.
Niezależnie od branży, fundamentem naszej pracy jest dbałość o detale i świadomość specyfiki regulacyjnej – w sektorze morskim liczy się zgodność z IMO i MAR, w offshore wind z Dyrektywą Morską UE, w IT Tricity z RODO i NIS2, w farmacji z compliance i MedTech Europe Code. Zespół Secret Event tworzy 9 event managerów etatowych; dla kongresów powyżej 500 osób formujemy dedykowane ekipy produkcyjne liczące 10-15 osób, w tym producenta technicznego, dyrektora artystycznego, koordynatora cateringu, koordynatora transportu morskiego (przy eventach na jachtach lub nabrzeżach) i delegowanego compliance officera.
Nasz styl realizacji eventów w Gdańsku
Secret Event prowadzi trójmiejskie projekty w pełnym łańcuchu produkcji – od briefu, przez scenografię, technikę i catering, aż po backoffice logistyczny eventów morskich. Nazywamy to full-cycle delivery: ten sam senior manager, który parafuje Państwa umowę, stoi w trybie dyżuru przy telefonie podczas realizacji – niezależnie czy event trwa 4 godziny na molo w Sopocie, czy 14-godzinny kongres w AmberExpo. W Trójmieście, gdzie sezon Open’era i jubileusze stoczniowe kolidują z planami korporacyjnymi, ciągłość opiekuna projektu ratuje terminy – klient nie tłumaczy briefu po raz drugi, nie przechodzi handoveru w środku sezonu, nie traci wiedzy między majem a wrześniem.
Nasza specjalizacja to eventy dla klientów regulowanych i premium – gdzie nie ma miejsca na eksperymenty kosztem bezpieczeństwa prawnego, a jednocześnie oczekuje się kreatywności, która wyróżni event na tle dziesiątków innych. W praktyce oznacza to: dokumentacja compliance przygotowana przed startem projektu, ubezpieczenie OC agencji do 5 mln zł, umowy ramowe z lokalizacjami premium (Grand Hotel Sopot, Hilton Gdańsk, Radisson Blu Sopot, Dwór Oliwski, AmberExpo, Europejskie Centrum Solidarności), obsługa w trybie Due Diligence dla sektora farmaceutycznego (HCPs compliance, MedTech Europe Code, spend transparency), certyfikaty STCW dla ekip realizujących eventy na jednostkach pływających, pełna rejestracja eventu w systemach typu Veeva dla branży life sciences.
Profesjonalna organizacja eventów w Gdańsku – co nas wyróżnia
Lokalna wiedza
Pracujemy w Trójmieście. Wiemy, kiedy Open’er paraliżuje lotnisko Gdańsk-Rębiechowo (pierwsze 3 tygodnie lipca), kiedy Sopot Top-of-the-Top blokuje molo, w którym tygodniu sierpnia Jarmark Dominikański wyłącza Długi Targ i kiedy regaty Volvo Ocean Race rezerwują całe Marine Gdynia. Znamy listy czekania hoteli na sezon 2026 i 2027, wiemy który kierownik recepcji w Grand Hotelu Sopot pilnuje rezerwacji z wyprzedzeniem 9 miesięcy, a który w Radisson Blu Sopot podpowie ukryte prywatne sale z widokiem na molo.
Compliance-ready
Dla branży farmaceutycznej prowadzimy projekty zgodnie z MedTech Europe Code i IFPMA Code. Dla sektora morskiego gwarantujemy zgodność z IMO i SOLAS przy eventach na jednostkach pływających, certyfikaty STCW dla obsługi, ubezpieczenia P&I dla pasażerów. Dla IT Tricity przechodzimy vendor assessment, RODO review, NIS2. Dla eventów publicznych zapewniamy pełne ubezpieczenie OC, pozwolenia sanitarne, zgłoszenia do Urzędu Morskiego (dla plaż i nabrzeży) i Urzędu Miasta Gdańska/Sopotu/Gdyni (wydarzenia masowe 1000+ osób).
Produkcja in-house
Nie podwykonujemy produkcji technicznej – mamy własną ekipę 6 techników (realizator dźwięku, światła, LED wall operator, kamerzysta streamingowy, montażysta scenografii, kierownik techniczny) oraz dostęp do magazynu technicznego w Trójmieście z pełnym asortymentem AV (LED, nagłośnienie, oświetlenie, truss, projektory). Dla dużych kongresów w AmberExpo współpracujemy z Sound Division i CAMA AV – ale integracją techniczną zarządza nasz in-house producer. Na eventach morskich dysponujemy sprzętem odpornym na wilgoć (IP65) i ekipą z doświadczeniem w warunkach bałtyckich.
Raport powydarzeniowy
Każdy event kończymy raportem zawierającym: liczby (uczestnicy, koszty, wskaźniki engagement), NPS od uczestników, analizę scenariuszową (co zadziałało, co nie), rekomendacje na kolejny projekt, archiwum zdjęciowo-wideo. Raport dostają Państwo w ciągu 7 dni po evencie – z dokumentacją ISO 20121 (sustainability), rozliczeniem faktur i mierzalnym ROI dla działu marketingu lub HR.
Zespół Secret Event w Gdańsku
9 event managerów etatowych Secret Event obsługujących Trójmiasto to zespół łączący dwie kompetencje, które w branży eventowej rzadko idą w parze: twardą produkcję (scenografia, dźwięk, światło, streaming, logistyka, compliance) i kreatywną koncepcję (narracja, storytelling, scenariusz, dramaturgia wydarzenia). Nasi liderzy projektów mają za sobą pracę w agencjach sieciowych (GroupM, Publicis), studiach filmowych, teatrach Trójmiejskich (Teatr Wybrzeże, Opera Bałtycka, Teatr Muzyczny w Gdyni) oraz na stanowiskach event manager in-house w korporacjach z branży IT, energetyki i sektora morskiego. Gdańsk i Trójmiasto wymagają od event managera umiejętności pracy w dwóch trybach: miękkim (Open’er Festival, kolacja na molo w Sopocie dla rady nadzorczej koncernu energetycznego) i twardym (kick-off na terenie stoczni z rygorem BHP, launch farmy wiatrowej z reprezentantami strony szwedzkiej). Jako partner, który siedział wcześniej po stronie klienta w sektorze IT i morskim, wiemy, że event nie kończy się fakturą – kończy się raportem dla zarządu w Oslo albo Kopenhadze. Dlatego dobieramy narzędzia pod audyt poinwestycyjny, a nie pod katalog atrakcji.
W strukturze Secret Event obsługującej Gdańsk pracują: senior event managerowie (prowadzący projekty 200-2500 osób), producenci techniczni (nadzorujący AV, rigging, streaming, eventy morskie), koordynatorzy cateringu (współpracujący z szefami kuchni Michelin/Bib Gourmand i catering premium typu Avocado Catering, Fredo Catering, Sopocka Manufaktura Kulinarna), specjaliści ds. lokalizacji (negocjujący umowy ramowe z hotelami i venues), koordynatorzy logistyki (transport autokarami Gryf Travel, limuzynami Mercedes V-Class, transferami lotniskowymi z Rębiechowa, transport morski – czartery jachtów, motorówki wodne taxi) oraz specjalista ds. compliance i prawa eventowego (pełni rolę vendor managera w procesach zakupowych klientów korporacyjnych).
Nasze przykładowe realizacje w Gdańsku
Dla globalnego dewelopera farm wiatrowych offshore z Europy Zachodniej zorganizowaliśmy dwudniową konferencję inwestorską dla 340 uczestników, aby zaprezentować postępy dwóch projektów wiatrowych 1,2 GW na polskich wodach wyłącznej strefy ekonomicznej. Dzień pierwszy – AmberExpo Gdańsk: scena główna z LED wall 12×4 m, trzy sale breakout z tłumaczeniem symultanicznym EN/PL/DE/NO, prezentacje CEO firmy macierzystej, site visits w postaci VR walkthrough farmy wiatrowej, stoiska partnerów technologicznych z branży offshore wind. Dzień drugi – kolacja integracyjna w Europejskim Centrum Solidarności w Sali Wielkiej z widokiem na stocznię, występ Kwartetu Jorgi (jazz bałtycki), DJ set do rana. Całkowity budżet projektu: 415 000 zł netto.
Dla armatora kontenerowego z kapitałem skandynawskim operującego terminalem w porcie Gdańsk przygotowaliśmy galę 25-lecia obecności na polskim rynku dla 240 gości – zarządów grupy, kontrahentów, przedstawicieli administracji morskiej, której celem było wzmocnienie pozycji brand heritage i pozyskanie kluczowych partnerów strategicznych na kolejną dekadę. Lokalizacja: Muzeum II Wojny Światowej, Sala Wielkiej Kopuły (1200 m², akustyka przystosowana do koncertów i konferencji), scenografia nawiązująca do historii Hanzy i linii kontenerowych, prezentacja multimedialna historii firmy z wykorzystaniem fotografii archiwalnych portu Gdańsk, menu autorskie inspirowane kuchnią bałtycką (kulinarna retrospektywa 25 lat), występ solistki Opery Bałtyckiej, pokaz mapping na fasadzie muzeum. Tłumaczenie symultaniczne EN/PL/NO/DE. Budżet projektu: 272 000 zł netto.
Dla centrum IT z Olivia Business Centre – firmy technologicznej z kapitałem amerykańskim mieliśmy zaszczyt zorganizować kick-off regionu EMEA dla 580 inżynierów oprogramowania z 11 krajów, aby przedstawić strategię produktową na kolejne 18 miesięcy i zbudować poczucie tożsamości regionalnej. Trzydniowe wydarzenie łączące Hilton Gdańsk (dzień 1 – sesje plenarne, hackathon), Grand Hotel Sopot (dzień 2 – breakout sessions, workshops, gala dinner z widokiem na molo) i Kaszuby (dzień 3 – team building w Sierra Golf Club z integracją rodzinną). Tłumaczenie na 6 języków, streaming do oddziałów globalnych, aplikacja mobilna z matchmakingiem 1:1, meet-the-leader sessions z CTO firmy. Budżet projektu: 395 000 zł netto.
Dla polskiej grupy logistycznej operującej w zakresie transportu intermodalnego i morskiego zrealizowaliśmy rodzinny piknik firmowy dla 1400 uczestników (650 pracowników + rodziny) na plaży w Sopocie z rozszerzeniem na molo. Strefy tematyczne: warsztaty bursztyniarskie z jubilerem Tomaszem Jankielewiczem, wioska piratów hanzeatyckich z animatorami, warsztaty szantowe z kapitanem Jerzym Strzałkowskim, scena z koncertem zespołu Golec uOrkiestra, food trucki z kuchnią pomorską (śledź po kaszubsku, zupa z ryby, kołduny), strefa chill dla rodziców na tarasie Sofitel Grand Sopot, zakończenie pokazem ognia Bengalskiego z mola (wymagał pozwolenia Urzędu Morskiego, SOK i Straży Pożarnej). Projekt w pełnym budżecie compliance i ubezpieczeniowym: 245 000 zł netto.
Dla skandynawskiej grupy bankowej planującej ekspansję operacyjną na rynku polskim zrealizowaliśmy destination event dla 110 top managerów z Oslo, Sztokholmu i Kopenhagi, aby pokazać Trójmiasto jako bliski geograficznie i kompatybilny kulturowo hub operacyjny w Unii Europejskiej. Czterodniowy program: transfery z lotniska Rębiechowo limuzynami Mercedes V-Class, zakwaterowanie w Grand Hotelu Sopot, dzień konferencyjny w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej (Centrum Muzyki Bałtyckiej), kolacja w Europejskim Centrum Solidarności z prelekcją prof. Ludgarda Lewandowskiego o historii Solidarności, rejs jachtami klasy Sunreef po Zatoce Gdańskiej z kolacją cocktail, wizyta studyjna w Olivia Business Centre, dzień wolny na plaży w Sopocie. Tłumacz z uprawnieniami konferencyjnymi dla norweskiego i szwedzkiego. Budżet projektu: 720 000 zł netto (6 545 zł netto na osobę).
Jak wygląda współpraca z agencją eventową Secret Event w Gdańsku
Nasz proces pracy nad projektem eventowym w Trójmieście jest oparty o cykl trójmiejskich projektów MICE, w którym 45% eventów wymaga koordynacji z kalendarzem portowym, stoczniowym albo festiwalowym (Open’er, St. Dominic’s Fair, sezon regat). Przez ponad 14 lat dopracowaliśmy sekwencję kroków tak, żeby zamknąć brief, zgodę zarządu i kontraktację dostawców z wyprzedzeniem minimum 90 dni, a dla offshore wind i klientów skandynawskich – 180 dni. Rozbijamy go poniżej na siedem etapów wraz z punktami decyzyjnymi po stronie klienta (zatwierdzenie budżetu, akceptacja listy dostawców, sign-off scenariusza, compliance HSE).
Krok 1: Brief i konsultacje
Spotkanie briefingowe w Gdańsku (u klienta w Olivia Business Centre, Alchemii, Sea Towers) lub online (Teams/Google Meet). Omawiamy cel biznesowy eventu (retencja pracowników? pozyskanie klienta? premiera produktu? budowanie marki?), grupę docelową, format, orientacyjny budżet i termin. W ciągu 48-72 godzin roboczych otrzymują Państwo: koncepcję kreatywną, rekomendację 2-3 alternatywnych lokalizacji (zwykle jedna w Gdańsku, jedna w Sopocie, jedna w Gdyni lub na Kaszubach), wstępną kalkulację budżetu (struktura kosztów rozbita na kategorie) i harmonogram realizacji.
Krok 2: Umowa i kick-off
Po zatwierdzeniu koncepcji podpisujemy umowę ramową z zabezpieczeniem anulacji (polityka 30/60/90 dni), przechodzimy procesy zakupowe klienta (SAP Ariba, Coupa, SAP SRM, vendor assessment, NDA), uruchamiamy projekt na naszej platformie project management i przydzielamy dedykowanego senior event managera. Kick-off call zespołu projektowego w pierwszym tygodniu – ustalamy kanały komunikacji, częstotliwość statusów, milestones.
Krok 3: Koncepcja kreatywna
Przygotowujemy pełny pakiet kreatywny: koncepcję narracyjną eventu (storytelling, dramaturgia), key visual, scenariusz dnia (run of show z dokładnością do minut), storyboard kluczowych momentów, moodboard scenografii, propozycję oprawy artystycznej (konferansjer, muzycy, artyści, goście specjalni), wstępny menu tasting, propozycje dress code i employer branding communication. Prezentacja w siedzibie klienta lub online.
Krok 4: Produkcja
Po zatwierdzeniu koncepcji przechodzimy do produkcji: rezerwacja lokalizacji z zaliczką, podpisanie umów z podwykonawcami (catering, AV, artyści, transport, operator morski), produkcja scenografii (w partnerskich firmach Trójmiasta), produkcja materiałów drukowanych i brandingowych, rejestracja uczestników (nasza platforma z integracją SSO klienta), komunikacja do uczestników (save the date, reminder, materiały pre-event, briefing bezpieczeństwa dla eventów morskich).
Krok 5: Próby generalne
Na 1-3 dni przed eventem (zależnie od skali) przeprowadzamy pełną próbę techniczną w lokalizacji – montaż scenografii, kalibracja AV, próba prezenterów i artystów, test streamingu, test rejestracji, test cateringu (próba menu i serwisu), test obsługi i komunikacji zespołu, dla eventów morskich – próbna ewakuacja i sprawdzenie sprzętu ratowniczego. Każdy senior event manager otrzymuje run of show z wariantami awaryjnymi (plan B na wypadek pogody bałtyckiej, awarii technicznych, kluczowych nieobecności).
Krok 6: Realizacja eventu
W dniu eventu mamy obsadę adekwatną do skali projektu: senior event manager + koordynator recepcji + producent techniczny + koordynator cateringu + obsługa uczestników (1 osoba na 40 gości) + ekipa techniczna + koordynator bezpieczeństwa (dla 500+ osób) + oficer STCW (dla eventów morskich). Każdy członek zespołu ma walkie-talkie i dostęp do wspólnego kanału komunikacji. Klient otrzymuje dedykowanego event managera dostępnego 24/7 przez cały dzień eventu i w noc poprzedzającą.
Krok 7: Raport i rozliczenie
W ciągu 7 dni po evencie przekazujemy: szczegółowy raport (liczby, engagement, NPS, feedback uczestników), rozliczenie finansowe z dokumentacją faktur podwykonawców, archiwum zdjęciowo-wideo w chmurze (dostęp przez link), rekomendacje na kolejne projekty. Dla projektów farmaceutycznych – rejestr spend transparency zgodny z MedTech Europe Code. Dla IT Tricity – dokumentacja audytowa do ISO i SOX. Faktura z 30-dniowym terminem płatności.
Co nas wyróżnia w Gdańsku
W porównaniu z agencjami warszawskimi, które traktują Trójmiasto jako „wyjazdowy rynek letni”, my działamy regionalnie – zespół obsługujący Gdańsk, Gdynię i Sopot, sieć partnerów lokalnych (hotele, catering, AV, artyści, operatorzy morscy), codzienna obecność na rynku. Nie dodajemy marży za „delegację z Warszawy”, nie tracimy 4 godzin transportu między stolicą a Trójmiastem, a spotkanie w siedzibie klienta (Olivia, Alchemia, Sea Towers, Waterfront) mamy w 15-30 minut. Dla klientów skandynawskich – tłumaczymy brief na norweski i szwedzki przez tłumaczy konferencyjnych.
Budżety eventów w Gdańsku – ile kosztuje organizacja wydarzenia firmowego nad Bałtykiem
Poniżej prezentujemy widełki budżetowe dla najczęściej realizowanych typów eventów w Trójmieście, oparte na rzeczywistych projektach Secret Event z ostatnich 24 miesięcy. Ceny netto, zakładają kompleksową obsługę (koncepcja, lokalizacja, catering, AV, artyści, fee agencji). Dla projektów farmacji i offshore doliczamy koszty compliance (3-5% budżetu). Dla premium locations (Grand Hotel Sopot, Europejskie Centrum Solidarności, Muzeum II Wojny Światowej Sala Wielkiej Kopuły) dodajemy markup 15-25% względem lokalizacji standardowych. W sezonie letnim (czerwiec-sierpień) ceny hoteli w Sopocie i Gdyni rosną o 30-50% – rekomendujemy planowanie eventów poza sezonem (wrzesień-maj) jeśli budżet jest ograniczony.
Konferencja / kongres (100-300 uczestników, 1 dzień)
Zakres: sala konferencyjna premium (AmberExpo, Polska Filharmonia Bałtycka, Hilton Gdańsk, Radisson Blu Sopot), sesje plenarne + 3 breakout rooms, tłumaczenie symultaniczne EN/PL, rejestracja RFID, aplikacja eventu, catering (śniadanie, 2 przerwy kawowe, lunch bufet, networking), produkcja AV (LED wall, nagłośnienie, oświetlenie), streaming podstawowy.
Widełki: 130 000 – 240 000 zł netto
Przykładowe realizacje: konferencja IT dla 180 inżynierów (Hilton Gdańsk + kolacja w Dworze Oliwskim) – 175 000 zł; sympozjum medyczne dla 220 lekarzy (AmberExpo, 1 dzień + kolacja w Sheratonie Sopot) – 195 000 zł.
Kick-off / town hall (300-800 uczestników, 2 dni)
Zakres: wynajem dużej sali (AmberExpo Gdańsk hala główna, Gdynia Arena, Europejskie Centrum Solidarności), scenografia branded, LED wall 8×3 m lub większy, tłumaczenie na 4-6 języków, streaming do oddziałów globalnych, aplikacja z matchmakingiem, 2 dni cateringu, kolacja integracyjna, oprawa artystyczna, transport autokarami z lotniska Rębiechowo i hoteli.
Widełki: 250 000 – 450 000 zł netto
Przykładowe realizacje: kick-off centrum IT z Olivia Business Centre dla 580 osób (Hilton + Grand Hotel Sopot + Sierra Golf Kaszuby) – 395 000 zł; Annual Leadership Meeting grupy offshore dla 340 osób (AmberExpo + Europejskie Centrum Solidarności) – 415 000 zł.
Gala jubileuszowa / Christmas Party (200-400 osób)
Zakres: lokalizacja premium (Grand Hotel Sopot Ballroom, Dwór Oliwski, Europejskie Centrum Solidarności Sala Wielka, Muzeum II Wojny Światowej Sala Wielkiej Kopuły, Pałac Opatów), menu 5-7 dań autorskie, pairing win, oprawa artystyczna (muzyka klasyczna z Polską Filharmonią Bałtycką, DJ, konferansjer), scenografia tematyczna, produkcja filmu jubileuszowego, pamiątkowe upominki premium z bursztynu, fotograf reportażowy.
Widełki: 190 000 – 320 000 zł netto
Przykładowe realizacje: gala 25-lecia armatora kontenerowego dla 240 gości (Muzeum II WŚ, kwartet smyczkowy) – 272 000 zł; Christmas Party korporacji IT dla 280 osób (Grand Hotel Sopot) – 215 000 zł.
Premiera produktu / launch (150-400 uczestników)
Zakres: lokalizacja nietypowa (Stocznia Gdańska Sala B90, Hala 42A, Hevelianum, Muzeum Emigracji w Gdyni, Centrum Hewelianum, Dom Zdrojowy Sopot), scenografia immersyjna, projekcje mappingowe, strefy VR/AR, pokazy produktowe, obsługa prasy i influencerów, embargo management, afterparty, transport uczestników.
Widełki: 170 000 – 300 000 zł netto
Przykładowe realizacje: premiera platformy SaaS dla 260 gości (Hala 42A Stocznia Gdańska) – 225 000 zł; launch produktu farmaceutycznego dla 180 lekarzy (Polska Filharmonia Bałtycka) – 185 000 zł.
Piknik rodzinny / team building (500-2500 osób)
Zakres: plener (plaża Sopot, Park Oliwski, Park Reagana, Polana Stolemów Kaszuby, Sierra Golf Club), strefy tematyczne, animacje dla dzieci, koncert headlinera, food trucki regionalne, scena z nagłośnieniem, pokaz dronów lub ognia bengalskiego, ubezpieczenie imprezy masowej, pozwolenia Urzędu Morskiego (dla plaży) i Urzędu Miasta, obsługa sanitarno-medyczna.
Widełki: 190 000 – 360 000 zł netto
Przykładowe realizacje: piknik rodzinny dla 1400 osób grupy logistycznej (plaża Sopot + molo, Golec uOrkiestra) – 245 000 zł; Family Day dla 800 osób firmy IT (Park Oliwski) – 165 000 zł.
Destination event dla klienta zagranicznego (50-200 osób, 3-5 dni)
Zakres: transfery z lotniska Gdańsk-Rębiechowo, hotel premium (Grand Hotel Sopot, Hilton Gdańsk, Sheraton Sopot, Radisson Blu Sopot), program kulturalny (private tour Europejskiego Centrum Solidarności z kuratorem, zwiedzanie Długiego Targu z historykiem, rejs jachtami klasy Sunreef po Zatoce Gdańskiej, dzień na polu golfowym Sierra Golf), konferencja merytoryczna, kolacje tematyczne („Hanseatic Heritage”, „Baltic Seafood”, „Solidarity Story”), pamiątkowe upominki lokalne (bursztyn, Goldwasser, ceramika kaszubska), tłumacz/przewodnik polsko-angielski/norweski/szwedzki z uprawnieniami konferencyjnymi.
Widełki: 5 000 – 10 000 zł netto na osobę (włącznie z hotelem, transferami i programem)
Przykładowe realizacje: destination event dla 110 top managerów skandynawskiej grupy bankowej (4 dni, Grand Hotel Sopot + Olivia + rejs Zatoką) – 720 000 zł; leadership retreat dla 80 osób niemieckiej grupy offshore (Dwór Oliwski + Hel + Sierra Golf) – 580 000 zł.
Najczęściej zadawane pytania o organizację eventów w Gdańsku
Zaplanujmy Państwa event w Gdańsku
Jeśli szukają Państwo agencji eventowej w Gdańsku, która rozumie specyfikę sektora morskiego, offshore wind, IT Tricity lub farmacji – zapraszamy na niezobowiązujące spotkanie briefingowe. W ciągu 48-72 godzin otrzymają Państwo koncepcję kreatywną, kalkulację budżetu i rekomendację lokalizacji (zwykle jedna w Gdańsku, jedna w Sopocie i jedna w Gdyni lub na Kaszubach).
Secret Event to 14 lat doświadczenia, 500+ zrealizowanych eventów, 120+ stałych klientów B2B i zespół 9 event managerów etatowych znających Trójmiasto od podszewki. Działamy regionalnie, bez markupu za „delegację z Warszawy”, z pełnym compliance dla sektorów regulowanych i certyfikatami STCW dla eventów morskich.
Formularz kontaktowy – brief eventu w Gdańsku
Agencja eventowa od 2012 roku. 500+ zrealizowanych eventów dla 120+ stałych klientów B2B z sektorów regulowanych, IT i korporacji międzynarodowych.
Biuro główne Obsługujemy Warszawę i całą Polskę
Tel: +48 536 262 802
E-mail: kontakt@secret-event.pl